Bố cục viết thư bằng tiếng anh cho người mới bắt đầu

Heading (Tiêu đề thư):

• Thông tin người gửi: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email (thường đặt ở góc trên bên trái).
• Ngày tháng: (dưới thông tin người gửi).
• Thông tin người nhận: Tên, chức danh (nếu có), địa chỉ công ty (nếu là thư công việc), thường đặt ở góc trên bên phải hoặc bên dưới ngày tháng bên trái nếu không có thông tin người gửi).

Phần Mở đầu: Một bức thư dù gửi cho bạn hay bất kỳ ai đều nên có lời chào đầu thư, người viết có thể tham khảo các mẫu:

Đối với thư trang trọng:

• Dear Mr./Ms. [Họ], (khi biết tên người nhận)
• Dear Sir/Madam, (khi không biết tên người nhận)

Thư thân mật:

• Dear [Tên],
• Hi [Tên],
• Hello [Tên],

Nội dung thư (Body)

• Đoạn 1: Giới thiệu bản thân (nếu cần) và nêu lý do viết thư.
• Đoạn 2 trở đi: Triển khai nội dung chính trình bày thông tin chi tiết, rõ ràng, mạch lạc. Sử dụng các đoạn văn ngắn để dễ đọc và tránh viết tắt.
• Đoạn cuối: Tóm tắt lại nội dung chính, đề xuất hành động cụ thể (nếu có) và thể hiện mong muốn nhận được phản hồi.’

Một số câu mẫu:

• I am writing to tell you that + lý do viết thư… (Mình viết thư này để cho bạn biết rằng…)
• I am delighted to announce that + nội dung chính (Mình rất mừng để báo cho bạn rằng…)
• I was delighted to hear that… (Mình rất vui khi nghe được…)
• I am sorry to inform you that (Mình rất tiếc phải báo với bạn rằng…)
• I was so sorry to hear that (Mình rất tiếc khi phải nghe …)
• What do you think about + lời đề nghị (Bạn nghĩ sao về …)
• Tell me if you are interested in the + lời mời (Phản hồi cho mình nếu bạn hứng thú với…)

Lời kết (Closing)

Đây là phần bạn kết thúc bức thư, tương tự như lời chào tạm biệt. Bạn có thể dùng “Sincerely” hoặc “Yours faithfully” (trang trọng) hoặc “Best regards” hay “Warmly” (thân mật) trước khi ký tên.

Bức thư có thể kết thúc bằng việc sử dụng một trong số những câu sau đây, tùy dạng thư và tình huống viết thư:

• Please do not hesitate to contact me/Please feel free to contact me if necessary – Xin vui lòng liên hệ với tôi / Xin vui lòng liên hệ với tôi nếu cần thiết.
• Please respond at your earliest convenience – Xin hãy phản hồi lại khi bạn thuận tiện nhất.
• Hope to hear from you soon – Hi vọng được phản hồi từ bạn sớm.
• I’m looking forward to seeing you – Tôi rất mong chờ được gặp bạn.
• Please get back to me as soon as possible – Xin hãy phản hồi lại sớm nhất có thể.
• I would be grateful if you attend to this matter as soon as possible – Tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.
• Let me know if you need more information – Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin.

>>>> Xem thêm: Top 8 phần mềm phát âm tiếng anh trên iphone tốt nhất 2024

2. Các lưu ý khi viết thư bằng tiếng anh

Để nắm vững bố cục viết thư bằng tiếng anh, ngoài việc hiểu rõ các phần chính bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng giúp bức thư của mình trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn:

• Dùng từ phù hợp trong bức thư tránh sử dụng tiếng lóng, từ viết tắt.
• Hãy chắc chắn rằng bức thư của bạn không có lỗi ngữ pháp và chính tả. Một bức thư sai sót sẽ tạo ấn tượng không tốt cho người nhận.
• Tránh viết quá dài dòng hãy đi thẳng vào vấn đề và trình bày thông tin một cách ngắn gọn, súc tích.
• Sử dụng tông giọng lịch sự và tôn trọng, ngay cả khi bạn đang bày tỏ sự không hài lòng hoặc phàn nàn.
• Căn chỉnh lề, sử dụng phông chữ dễ đọc và chia đoạn hợp lý để bức thư trông gọn gàng, chuyên nghiệp.
• Đừng quên lời cảm ơn ở cuối thư, thể hiện sự trân trọng đối với thời gian và sự quan tâm của người nhận.

Bài viết liên quan:

• Nên học tiếng Anh bao nhiêu giờ một ngày? Những lưu ý khi học
• 8 app nghe chép chính tả tiếng Anh miễn phí cho mọi lứa 
• 7 Lợi Ích Của Việc Đọc Sách Bằng Tiếng Anh

EduPace tin rằng với hướng dẫn bố cục viết thư bằng tiếng anh được chia sẻ trong bài viết này, bạn đã sẵn sàng để chinh phục nghệ thuật viết thư tiếng anh và tạo ấn tượng tốt đẹp trong mọi tình huống giao tiếp.