Cách viết email phản hồi bằng tiếng anh là một kỹ năng quan trọng trong môi trường làm việc quốc tế. Để email của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả, bạn cần nắm vững một số nguyên tắc cơ bản. Bài viết này, Edupace sẽ cung cấp cho bạn những hướng dẫn chi tiết.
>>>> Xem thêm: Nên cho trẻ mấy tuổi đi học tiếng Anh là tốt nhất?
1. Cách viết email phản hồi bằng tiếng anh
Bạn có muốn email của mình luôn được đọc kỹ và nhận được phản hồi tích cực? Bí quyết nằm ở cách bạn viết email phản hồi dưới đây.
1.1. Tiêu đề thư
Tiêu đề cho cách viết email phản hồi bằng tiếng anh là phần quan trọng đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy. Một tiêu đề hay không chỉ giúp thu hút sự chú ý mà còn giúp người nhận nhanh chóng hiểu được nội dung chính của email. Để viết một tiêu đề hiệu quả, bạn nên sử dụng các từ khóa liên quan, trình bày ngắn gọn, rõ ràng và tránh dùng những câu quá dài. Hãy nhớ rằng, một tiêu đề chuyên nghiệp sẽ tạo ấn tượng tốt với người nhận.
1.2. Phần mở đầu
Phần mở đầu là ấn tượng đầu tiên của email, vì vậy nó rất quan trọng. Bạn nên thể hiện sự chuyên nghiệp, lịch sự và đi thẳng vào vấn đề. Dưới đây là một số cách mở đầu phổ biến và hiệu quả:
Cảm ơn người gửi:
- Thank you for your email. (Cảm ơn bạn đã gửi email.)
- Thank you for contacting me/us. (Cảm ơn bạn đã liên hệ với tôi/chúng tôi.)
- Thanks for getting back to me. (Cảm ơn bạn đã hồi đáp.)
Nhắc lại nội dung email ban đầu:
- In response to your email about… (Trả lời email của bạn về…)
- Regarding your inquiry about… (Liên quan đến yêu cầu của bạn về…)
- With reference to your email of… (Tham khảo email của bạn ngày…)
Nêu rõ mục đích của email:
- I am writing to… (Tôi viết email này để…)
- I am following up on… (Tôi đang theo dõi…)
- I would like to inform you that… (Tôi muốn thông báo cho bạn rằng…)
Ví dụ: Thank you for your email regarding the project. I am writing to inform you that…
(Cảm ơn bạn đã gửi email về dự án. Tôi viết email này để thông báo cho bạn rằng…)
>>>> Xem thêm: Tập hợp những câu nói hay về âm nhạc bằng tiếng anh
1.3. Nội dung thư
Nội dung chính của cách viết email phản hồi bằng tiếng anh là phần quan trọng nhất, quyết định thông tin được truyền đạt đến người nhận có hiệu quả hay không. Để viết một nội dung thư rõ ràng và súc tích, bạn nên:
- Trực tiếp vào vấn đề: Đề cập ngay đến lý do bạn gửi email phản hồi và liên kết nó với email ban đầu. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như “Thank you for your email regarding…” (Cảm ơn bạn đã gửi email về…), “In response to your query about…” (Để trả lời thắc mắc của bạn về…).
- Trình bày rõ ràng, mạch lạc: Sắp xếp các ý theo một trình tự hợp lý, mỗi ý một đoạn. Sử dụng các từ nối để kết nối các ý với nhau, giúp người đọc dễ dàng theo dõi.
- Cung cấp thông tin đầy đủ: Đảm bảo rằng bạn đã cung cấp tất cả thông tin cần thiết để người nhận hiểu rõ vấn đề. Nếu có bất kỳ tài liệu nào liên quan, bạn có thể đính kèm vào email.
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp: Tránh sử dụng các từ ngữ quá thân mật hoặc các câu hỏi mang tính chất chất vấn. Thay vào đó, hãy sử dụng các cụm từ lịch sự như “I would like to inform you that…” (Tôi muốn thông báo với bạn rằng…), “Please find attached…” (Xin vui lòng xem đính kèm…).
- Kết thúc email bằng lời cảm ơn: Thể hiện sự trân trọng đối với người gửi bằng cách cảm ơn họ đã liên hệ. Bạn cũng có thể nhắc lại các hành động tiếp theo hoặc đề nghị họ liên hệ lại nếu cần.
Ví dụ:
Dear Mr. Smith,
Thank you for your email regarding the upcoming project meeting. In response to your query about the agenda, I would like to inform you that we will discuss the following topics: project timeline, resource allocation, and potential challenges.
Additionally, I have attached the latest project proposal for your reference. Please let me know if you have any questions or want to add items to the agenda.
Thank you for your attention to this matter.
Sincerely,
[Your Name]
1.4. Phần kết
Bắt đầu bằng việc bày tỏ lòng biết ơn đối với email của họ. Bạn có thể sử dụng các cụm từ như:
- Thank you for your email.
- Thanks for getting back to me.
- I appreciate you taking the time to reply.
Sau đó, nhắc lại ngắn gọn những điểm quan trọng đã được thảo luận để đảm bảo cả hai bên đều hiểu rõ vấn đề. Nếu bạn muốn người nhận thực hiện một hành động cụ thể tiếp theo, hãy nêu rõ yêu cầu của mình. Ví dụ:
- Please let me know if you need any further information.
- I look forward to hearing from you soon.
- Could you please send me the updated document by Friday?
Chọn một cách kết thúc phù hợp với mối quan hệ của bạn với người nhận. Ví dụ:
- Best regards,
- Sincerely,
- Kind regards,
>>>> Xem thêm: Bật mí ngay 10 slogan tiếng Anh hài hước được ưa chuộng nhất
2. Lưu ý khi viết email phản hồi bằng tiếng anh
Để đảm bảo email của bạn được chuyên nghiệp và hiệu quả, hãy lưu ý những điểm sau đây:
- Tôn trọng thời gian của người nhận: Trả lời email một cách nhanh chóng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng người khác.
- Đọc kỹ email gốc: Hiểu rõ nội dung email của người gửi để đưa ra phản hồi chính xác và đầy đủ.
- Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, súc tích: Tránh sử dụng những câu văn quá dài hoặc phức tạp. Sử dụng các từ ngữ chuyên ngành một cách hợp lý.
- Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp: Một email chứa nhiều lỗi sẽ gây ấn tượng không tốt với người nhận.
- Sử dụng tone giọng phù hợp: Tone giọng của email nên phù hợp với nội dung và mối quan hệ của bạn với người nhận.
- Cung cấp thông tin đầy đủ: Đảm bảo rằng bạn đã trả lời tất cả các câu hỏi và cung cấp đủ thông tin cần thiết.
- Kết thúc email một cách lịch sự: Sử dụng những câu kết thúc chuyên nghiệp như “Best regards”, “Sincerely”,…
Bài viết liên quan:
- Top 10 website đọc báo tiếng Anh bổ ích cho mọi lứa tuổi
- Tải Ngay 15 App Luyện Viết Tiếng Anh Miễn Phí Tốt Nhất
- 5 bất lợi của việc học online bằng tiếng Anh mà bạn nên biết
- Bố cục viết thư bằng tiếng anh cho người mới bắt đầu
Cách viết email phản hồi bằng tiếng anh không chỉ là việc trao đổi thông tin mà còn là một kỹ năng giao tiếp quan trọng trong môi trường làm việc quốc tế. Edupace hy vọng bạn đã trang bị cho mình những kiến thức cơ bản để có thể tự tin giao tiếp qua email bằng tiếng anh. Hãy luyện tập thường xuyên và đừng ngại thử nghiệm những cách diễn đạt khác nhau.