Trang chủ / Blog / Chia sẻ kiến thức / Cách viết mẫu thư tín thương mại tiếng anh đơn giản

Cách viết mẫu thư tín thương mại tiếng anh đơn giản

20/08/2024

Thư tín thương mại là một yếu tố quan trọng trong giao tiếp kinh doanh quốc tế. Edupace sẽ cung cấp cho bạn những mẫu thư tín thương mại tiếng anh đơn giản và dễ áp dụng, giúp bạn tự tin giao tiếp với đối tác nước ngoài.

>>>> Xem thêm: Bố cục viết thư bằng tiếng anh cho người mới bắt đầu

Mục lục bài viết

1. Bố cục mẫu thư tín thương mại tiếng anh

Để viết một mẫu thư tín thương mại tiếng anh hiệu quả, việc nắm vững bố cục chuẩn là vô cùng quan trọng. Bố cục rõ ràng, logic không chỉ giúp người đọc dễ dàng nắm bắt thông tin mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng của bạn và đối tác.

Địa chỉ người gửi	32 Main Street Apartment 4B, 123 Elm Avenue PO Box 142
Ngày tháng	1st January 2024
Địa chỉ người nhận	Acme Corporation 555 Tech Tower Silicon Valley, CA 94043
Dòng lưu ý	For the attention of the Marketing Director Attn: Customer Service Department To the Human Resources Manager
Lời chào	Dear Sir or Madam
Phần nội dung	I am writing to reflect on the quality of the product I purchased at your store yesterday
Phần kết	Sincerely
Chữ ký	(Dr.) A. K. Nguyen

Địa chỉ người gửi

Viết đầy đủ họ tên, số nhà, tên đường, phường/xã, quận/huyện, tỉnh/thành phố. Nếu gửi thư từ công ty, nên ghi tên công ty ở dòng trên cùng, sau đó mới đến tên và chức vụ của người gửi.

Ngày tháng

Đối với cách viết ngày tháng trong thư tín thương mại tiếng anh sẽ là tháng được viết trước, sau đó là ngày và năm (05/31/2024). Cách thứ hai là tháng có thể viết tắt hoặc viết đầy đủ, ngày và năm được phân tách bằng dấu phẩy (May 31, 2024).

Địa chỉ người nhận

Tương tự địa chỉ người gửi nhưng ghi thông tin của người hoặc tổ chức nhận thư. Nếu gửi cho cá nhân trong công ty, ghi tên người đó ở dòng trên cùng, sau đó đến tên công ty. Lưu ý địa chỉ người nhận thường được viết bên dưới địa chỉ người gửi, căn lề trái và cách một vài dòng.

Dòng lưu ý

Trong thư tín thương mại tiếng Anh, dòng lưu ý (attention line) được viết sau địa chỉ của người nhận. Đây là phần không bắt buộc trong lá thư. Tuy nhiên dòng lưu ý sẽ giúp nhấn mạnh về thông tin của người nhận để tăng cường tính bảo mật của lá thư hơn. Để chỉ ra người hoặc bộ phận cụ thể mà bạn muốn nhận được thư. Dòng này thường được đặt bên dưới địa chỉ người nhận, cách một dòng.

Lời chào

Lời chào trong thư tín có nhiều cách viết khác nhau, tùy thuộc vào mức độ trang trọng và mối quan hệ giữa người viết và người nhận. Ví dụ đối với thư trang trọng, lịch sự phải viết là Dear Mr./Ms./Dr. + tên, còn thư bình thường viết là Dear + Tên.

Phần nội dung

Phần nội dung (Body) là phần quan trọng nhất, truyền tải thông điệp chính và mục đích của bức thư. Nội dung cần được trình bày rõ ràng, mạch lạc, đi thẳng vào vấn đề và sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp. Cấu trúc viết theo thứ tự như sau: mở đầu, thân bài, kết luận đảm bảo chính tả và ngữ pháp chính xác.

Phần kết

Lựa chọn cụm từ lịch sự để kết thúc nội dung, ví dụ về phần kết trong thư tín thương mại:

“Thank you for your prompt attention to this matter. I look forward to hearing from you soon.

Sincerely,

[My name]”

Chữ ký

Viết tay tên đầy đủ của người gửi, sau đó là chức danh (nếu có). Chữ ký nên rõ ràng, dễ đọc và thể hiện tính chuyên nghiệp.

>>>> Xem thêm: 7+ Cách Học Từ Vựng Tiếng Anh Nhớ Lâu, Thuộc Nhanh

2. Một số lưu ý khi viết thư tín tiếng anh

Viết thư tín tiếng Anh đặc biệt là trong môi trường chuyên nghiệp, đòi hỏi sự cẩn thận và tuân thủ một số quy tắc nhất định. Dưới đây là một số lưu ý của mẫu thư tín thượng mại tiếng anh:

Sử dụng phông chữ dễ đọc (Arial, Times New Roman), cỡ chữ 12, căn lề trái và giãn dòng hợp lý.
Kiểm tra kỹ trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi sai.
Viết ngắn gọn, xúc tích, tập trung vào nội dung mong muốn.
Nếu có tài liệu đính kèm, hãy đề cập rõ ràng trong thư.
Sử dụng tiêu đề ngắn gọn, nêu rõ nội dung chính của thư.

Một số lưu ý khi viết thư tín thương mại tiếng anh

Bài viết liên quan:

Khám phá các mẫu thư tín thương mại tiếng anh đơn giản là một kỹ năng thiết yếu trong môi trường làm việc quốc tế, Edupace hy vọng những hướng dẫn chi tiết và ví dụ thực tế trong bài viết này sẽ giúp bạn tự tin hơn khi soạn thảo thư tín thương mại tiếng Anh.