Khai trình lao động là một trong những trách nhiệm pháp lý quan trọng mà các doanh nghiệp tại Việt Nam cần thực hiện định kỳ. Đây là hoạt động báo cáo tình hình sử dụng người lao động cho cơ quan quản lý nhà nước. Việc tuân thủ đúng quy định giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và góp phần vào công tác quản lý lao động hiệu quả trên phạm vi toàn quốc.
Tầm quan trọng của việc khai trình lao động
Khai trình lao động không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn mang nhiều ý nghĩa quan trọng. Đối với Nhà nước, báo cáo tình hình sử dụng lao động giúp cơ quan quản lý có cái nhìn tổng quan về thị trường lao động, nắm bắt được số lượng, cơ cấu, biến động về lao động tại các doanh nghiệp. Thông tin này cực kỳ hữu ích cho việc hoạch định chính sách, xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế – xã hội, đặc biệt là trong lĩnh vực lao động và việc làm.
Đối với bản thân doanh nghiệp, việc thực hiện khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ giúp doanh nghiệp rà soát lại số lượng nhân sự, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật lao động. Điều này góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp và tránh được các mức phạt hành chính không đáng có.
Đối tượng và thời hạn khai trình lao động định kỳ
Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức sử dụng lao động đều có nghĩa vụ thực hiện khai trình lao động. Báo cáo này cần được thực hiện định kỳ theo mốc thời gian cụ thể trong năm.
Doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động 02 lần mỗi năm. Lần thứ nhất là báo cáo cho 06 tháng đầu năm, hạn chót là trước ngày 05 tháng 6 hằng năm. Lần thứ hai là báo cáo cho cả năm, hạn chót là trước ngày 05 tháng 12 hằng năm. Sự thay đổi về thời điểm báo cáo này được cập nhật theo các nghị định mới, khác so với quy định cũ trước đây có thời hạn sớm hơn.
Các hình thức thực hiện khai trình lao động
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai hình thức chính để thực hiện nghĩa vụ khai trình lao động: nộp hồ sơ trực tiếp hoặc thực hiện qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Mỗi hình thức có những ưu điểm và quy trình thực hiện riêng.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Các loại cây chứa chất ma túy cần biết
- Mơ Thấy Nói Chuyện Với Ma: Ý Nghĩa Và Điềm Báo Từ Giấc Mơ
- Các khối thi đại học và tổ hợp môn phổ biến hiện nay
- Hướng dẫn chi tiết khai báo C/O điện tử
- Xác Định Sao Chiếu Mệnh Nam Tuổi 1996 Năm 2028
Khai trình lao động bằng hồ sơ giấy
Hình thức nộp hồ sơ trực tiếp là cách truyền thống để doanh nghiệp gửi báo cáo tình hình sử dụng lao động đến cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Quy trình này thường bao gồm các bước chuẩn bị và nộp hồ sơ giấy theo quy định.
Bước đầu tiên là chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu pháp luật. Hồ sơ này thường bao gồm mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động cùng các giấy tờ liên quan khác (nếu có yêu cầu cụ thể). Sau khi hoàn tất việc chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh, hoặc văn phòng đại diện. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện tại địa bàn tương ứng.
Doanh nghiệp nộp hồ sơ khai trình lao động trực tiếp
Cơ quan tiếp nhận hồ sơ (Sở/Phòng LĐTBXH) có trách nhiệm tổng hợp thông tin từ các báo cáo giấy nhận được. Mục đích là để cập nhật đầy đủ dữ liệu về tình hình thay đổi lao động vào hệ thống chung. Việc sử dụng mẫu báo cáo chuẩn (ví dụ Mẫu số 02/PLI ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP) giúp quá trình tổng hợp này diễn ra thuận lợi và chính xác.
Khai trình lao động trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Hình thức khai trình lao động trực tuyến mang lại sự tiện lợi và nhanh chóng cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Thủ tục này được thực hiện thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
Đầu tiên, người thực hiện cần truy cập vào Cổng Dịch vụ công Quốc gia tại địa chỉ dichvucong.gov.vn. Doanh nghiệp cần có tài khoản và sử dụng thiết bị ký số USB Token để đăng nhập và xác thực thông tin. Đối với các đơn vị chưa có tài khoản, cần thực hiện đăng ký mới theo hướng dẫn trên cổng. Nếu gặp khó khăn trong việc đăng ký hoặc sử dụng, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển sang hình thức nộp hồ sơ giấy trực tiếp. Hệ thống trực tuyến yêu cầu cài đặt công cụ hỗ trợ ký điện tử để đảm bảo tính pháp lý cho hồ sơ nộp online.
Đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia để khai trình lao động
Sau khi đăng nhập thành công, doanh nghiệp chọn chức năng “Dịch vụ công trực tuyến” để tìm kiếm thủ tục cần thực hiện. Tên đầy đủ của thủ tục này có thể dài và bao gồm nhiều nội dung liên quan đến BHXH, BHYT, BHTN và báo cáo lao động. Thông thường, chỉ cần nhập một phần tên thủ tục, ví dụ như “Thủ tục liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc”, và chọn cơ quan thực hiện là “Bảo hiểm xã hội Việt Nam”, hệ thống sẽ hiển thị kết quả tìm kiếm phù hợp.
Tìm kiếm thủ tục khai trình lao động trên cổng trực tuyến
Khi đã tìm thấy thủ tục chính xác, doanh nghiệp chọn thủ tục đó và nhấn vào nút “Nộp trực tuyến” để bắt đầu quá trình kê khai thông tin. Hệ thống sẽ yêu cầu lựa chọn cơ quan tiếp nhận báo cáo, có thể là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với doanh nghiệp trong khu công nghiệp) hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội (đối với các doanh nghiệp khác) tùy thuộc vào địa bàn đặt trụ sở.
Tiến hành nộp hồ sơ khai trình lao động trực tuyến
Sau khi điền đầy đủ và chính xác các thông tin theo yêu cầu của hệ thống, doanh nghiệp tiến hành hoàn thành các bước còn lại (thường bao gồm ký số và gửi hồ sơ). Hệ thống sẽ hiển thị thông báo xác nhận việc nộp hồ sơ thành công. Mặc dù nộp trực tuyến là phương thức hiện đại và được khuyến khích, doanh nghiệp vẫn nên lưu ý kiểm tra lại với cơ quan quản lý địa phương (Phòng hoặc Sở LĐTBXH) về các yêu cầu cụ thể, vì đôi khi cơ quan có thể yêu cầu gửi thêm bản cứng hoặc qua email tùy theo quy định nội bộ.
Cập nhật các quy định quan trọng về khai trình lao động
Các quy định về khai trình lao động luôn được cập nhật để phù hợp với tình hình thực tế và cải cách thủ tục hành chính. Doanh nghiệp cần nắm vững những điểm mới để tuân thủ đúng pháp luật.
Miễn khai trình lao động lần đầu với doanh nghiệp mới thành lập
Một thay đổi đáng chú ý trong những năm gần đây là việc miễn thủ tục khai trình việc sử dụng lao động lần đầu đối với các doanh nghiệp mới thành lập kể từ ngày 15 tháng 10 năm 2020. Sự thay đổi này được quy định tại Nghị định số 122/2020/NĐ-CP. Nghị định này đã tích hợp nội dung khai trình việc sử dụng lao động vào mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều này có nghĩa là, khi doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập theo mẫu biểu mới ban hành kèm theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP, thông tin về việc sử dụng lao động ban đầu đã được thu thập và liên thông giữa các cơ quan nhà nước (đăng ký doanh nghiệp, bảo hiểm xã hội, lao động). Do đó, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục khai trình lần đầu riêng biệt sau khi được cấp phép hoạt động.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định mới
Để chuẩn hóa việc khai báo tình hình sử dụng lao động định kỳ, pháp luật đã ban hành mẫu biểu thống nhất. Hiện nay, doanh nghiệp thực hiện báo cáo theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Mẫu này đã thay thế cho mẫu số 07 ban hành kèm theo Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH trước đây.
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động (Mẫu số 01/PLI) yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các thông tin chung về đơn vị như tên, địa chỉ, mã số đăng ký kinh doanh, lĩnh vực hoạt động. Phần quan trọng của báo cáo là thông tin chi tiết về tình hình sử dụng lao động tại đơn vị, bao gồm số lượng người lao động theo các tiêu chí như giới tính, loại hợp đồng lao động, vị trí việc làm (nhà quản lý, chuyên môn kỹ thuật bậc cao, chuyên môn kỹ thuật bậc trung, v.v.). Việc phân loại lao động theo các nhóm cụ thể giúp cơ quan quản lý nhà nước có cái nhìn chi tiết hơn về cơ cấu lao động trong doanh nghiệp.
Mức xử phạt khi vi phạm quy định khai trình lao động
Việc không tuân thủ quy định về khai trình lao động có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị xử phạt hành chính. Nghị định số 28/2020/NĐ-CP quy định rõ các hành vi vi phạm và mức phạt tương ứng.
Theo Điều 7 của Nghị định 28/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp sẽ bị xem là vi phạm nếu có một trong các hành vi như: không khai báo việc sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động (đối với trường hợp không thuộc diện miễn trừ theo NĐ 122/2020), không báo cáo tình hình thay đổi về lao động định kỳ cho cơ quan Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Mức phạt áp dụng cho các hành vi vi phạm này là từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Ngoài việc bị phạt tiền, doanh nghiệp còn có thể bị buộc thực hiện khắc phục hậu quả bằng cách phải thực hiện việc khai trình hoặc báo cáo lại theo đúng quy định của pháp luật.
Các câu hỏi thường gặp về khai trình lao động
1. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất là mẫu nào?
Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất hiện nay là Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
2. Doanh nghiệp mới thành lập có cần khai trình lao động lần đầu không?
Đối với các doanh nghiệp thành lập kể từ ngày 15/10/2020, việc khai trình lao động lần đầu đã được tích hợp vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 122/2020/NĐ-CP, nên không cần thực hiện thủ tục khai trình riêng biệt sau khi thành lập.
3. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ là khi nào?
Báo cáo định kỳ 06 tháng đầu năm cần nộp trước ngày 05 tháng 6 hằng năm. Báo cáo định kỳ cả năm cần nộp trước ngày 05 tháng 12 hằng năm.
4. Không khai trình lao động có bị phạt không? Mức phạt là bao nhiêu?
Có. Việc không khai báo hoặc không báo cáo thay đổi tình hình sử dụng lao động định kỳ có thể bị phạt hành chính từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 28/2020/NĐ-CP.
5. Cần báo cáo tình hình sử dụng lao động cho những cơ quan nào?
Doanh nghiệp cần báo cáo tình hình sử dụng lao động cho Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, đồng thời thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện.
Việc tuân thủ quy định về khai trình lao động không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của doanh nghiệp. Bằng cách nắm vững quy trình và các cập nhật mới nhất, doanh nghiệp có thể hoàn thành thủ tục này một cách chính xác và kịp thời, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có. Edupace hy vọng những thông tin trên hữu ích cho quý doanh nghiệp.
