Trong hành trình tìm kiếm việc làm, đôi khi những sự cố bất ngờ có thể xảy ra, buộc bạn phải dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh đã được sắp xếp trước. Điều quan trọng không chỉ là thông báo sự thay đổi này mà còn phải thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Một bức thư điện tử khéo léo và chuẩn mực sẽ giúp bạn duy trì ấn tượng tốt đẹp, ngay cả khi có trở ngại.
Khi nào cần dời lịch phỏng vấn và những lưu ý quan trọng
Có rất nhiều lý do chính đáng khiến bạn phải dời lịch phỏng vấn đã hẹn. Đó có thể là vấn đề sức khỏe đột xuất, việc gia đình khẩn cấp cần giải quyết, lịch hẹn bị trùng lặp với một sự kiện quan trọng khác, hoặc những khó khăn không lường trước về di chuyển hay địa điểm. Đa số các nhà tuyển dụng đều hiểu rằng cuộc sống đôi khi có những tình huống bất ngờ xảy ra, và họ thường sẵn lòng thông cảm cho ứng viên. Điều cốt yếu là bạn phải thành thật đưa ra lý do chính đáng, nhưng không cần quá chi tiết hay dài dòng.
Một trong những lưu ý quan trọng hàng đầu là việc thông báo càng sớm càng tốt. Khi bạn nhận thấy mình không thể tham gia buổi phỏng vấn theo lịch trình, hãy gửi email phản hồi ngay lập tức để nhà tuyển dụng có thể sắp xếp lại thời gian. Nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng một ngày, việc gọi điện trực tiếp để xác nhận thông báo dời lịch là một hành động chuyên nghiệp và chủ động. Trong những trường hợp cực kỳ khẩn cấp, bạn nên chủ động đề xuất một khung thời gian cụ thể qua điện thoại để nhà tuyển dụng cân nhắc.
Khi đưa ra lý do dời lịch phỏng vấn liên quan đến sức khỏe, hãy tính toán dư ra khoảng thời gian cần thiết để bạn hoàn toàn hồi phục và sẵn sàng cho buổi phỏng vấn mới. Tương tự, với các vấn đề cá nhân khác, bạn nên đảm bảo rằng mình đã giải quyết xong công việc riêng và có thể tập trung hoàn toàn vào buổi phỏng vấn được ấn định sau đó. Điều này thể hiện sự chuẩn bị kỹ lưỡng và tinh thần trách nhiệm của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn đã trúng tuyển một công việc khác hấp dẫn hơn hoặc có đãi ngộ tốt hơn, tốt nhất là hãy lịch sự hủy lịch phỏng vấn thay vì dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh rồi lại không tham gia, điều này sẽ làm mất thời gian của nhà tuyển dụng.
Cấu trúc một thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh chuyên nghiệp
Một thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh hiệu quả bắt buộc phải tuân thủ cấu trúc chuẩn, cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết và thể hiện sự tôn trọng thông qua lời cảm ơn. Điều này không chỉ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng xử lý yêu cầu của bạn mà còn tạo dựng thiện cảm về phong thái chuyên nghiệp. Do tính chất công việc, việc sử dụng ngôn ngữ lịch sự và trang trọng là điều tối quan trọng.
Tiêu đề thư: Rõ ràng, súc tích và nhận diện ngay lập tức
Tiêu đề thư là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhận được. Nó cần phải rõ ràng, súc tích và cho phép người nhận dễ dàng nhận biết mục đích của email ngay lập tức. Tiêu đề không nên quá chung chung.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Top 5 Phần Mềm Học Tiếng Anh Online Miễn Phí Hiệu Quả
- Nằm Mơ Thấy Đẻ Bé Trai: Giải Mã Điềm Báo Chi Tiết
- Trật tự tính từ trong tiếng Anh theo OSASCOMP
- Giải Mã Giấc Mơ Thấy Số 12: Điềm Báo Cuộc Sống Luân Hồi
- Khám phá cách học thuộc nhanh và ghi nhớ hiệu quả
Ví dụ về tiêu đề thư chuyên nghiệp:
- “Request to Reschedule Interview – [Tên của bạn] – [Vị trí ứng tuyển]”
- “Rescheduling Interview for [Vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]”
- “Interview Reschedule Request – [Your Name]”
Lời chào và giới thiệu bản thân
Mọi email, dù chuyên nghiệp hay thân mật, đều cần có lời chào mở đầu trước khi đi vào nội dung chính. Đây là bước thể hiện sự lịch sự và chuyên nghiệp của bạn.
- Nếu bạn biết tên của người nhận: Sử dụng cấu trúc “Dear Mr. / Mrs. / Ms. [Họ của nhà tuyển dụng hoặc người quản lý/trưởng bộ phận tuyển dụng]”.
- Trong trường hợp bạn không biết tên cụ thể của người nhận: Bạn có thể dùng “Dear Recruiting Team”, “Dear Hiring Team”, hoặc “Dear Recruiting Manager”.
Sau lời chào, hãy giới thiệu ngắn gọn về bản thân bao gồm họ tên và vị trí mà bạn đã ứng tuyển. Điều này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng xác định được bạn là ai và đang liên hệ về vấn đề gì.
Ví dụ: “I am Kelly Tran who applied for the CEO assistant position. We were due to meet on 9:30 AM September 23rd at your headquarters at Golden Street.” (Tôi là Kelly Trần, người ứng tuyển vị trí trợ lý CEO. Chúng ta đã hẹn gặp phỏng vấn vào lúc 9:30 sáng, ngày 23 tháng 9 tại trụ sở chính của quý công ty tọa lạc trên đường Golden.)
Trình bày lý do và đề xuất thời gian mới
Sau khi chào hỏi và giới thiệu, bạn nên đi thẳng vào vấn đề mà không vòng vo. Hãy đề cập ngay đến thông tin chi tiết (thời gian, địa điểm) của buổi phỏng vấn đã được hẹn trước. Tiếp theo, hãy trình bày mong muốn của mình: lý do tại sao bạn cần đổi lịch phỏng vấn tiếng Anh cũng như đề xuất một hoặc hai thời điểm thích hợp cho lịch phỏng vấn mới.
Việc trình bày lý do cần súc tích và ngắn gọn nhất có thể. Tránh kể lể dài dòng toàn bộ câu chuyện cá nhân. Đôi khi, lý do có thể khá chung chung, nhưng điều quan trọng là bạn thể hiện được tác phong chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm khi chủ động thông báo.
Ví dụ: “Unfortunately, something unexpected happened that day and I need to handle it. Therefore, I’m writing this email to request to reschedule my interview for another day and time.” (Thật không may, vào ngày hôm đó tôi có công chuyện bất ngờ cần phải giải quyết. Do đó, tôi viết email này để đề xuất được dời lại buổi phỏng vấn vào thời điểm khác.)
Hoặc: “Unfortunately, my sinus disease has relapsed and my health is not good enough to go outside these days. Therefore, I’m wondering if we could reschedule this interview. I’m available on [a list of two or three other times and days].” (Thật không may, bệnh xoang của tôi tái phát và điều kiện sức khỏe hiện tại không ổn cho việc phỏng vấn. Vì vậy, liệu chúng ta có thể dời buổi phỏng vấn này vào ngày khác không. Tôi có thể tới vào [nên liệt kê 2 hoặc 3 thời điểm khác nhau].)
Thêm vào đó, hãy cân nhắc khéo léo bày tỏ lời xin lỗi vì sự bất tiện mà sự thay đổi này có thể gây ra cho nhà tuyển dụng.
Phần kết thư: Cảm ơn và giữ liên lạc
Khi kết thúc một email xin dời lịch hẹn phỏng vấn bằng tiếng Anh, điều quan trọng là phải cảm ơn nhà tuyển dụng. Việc này thể hiện sự mong muốn được chấp nhận lời đề nghị và nhận được phản hồi sớm. Để email thêm chuyên nghiệp, bạn nên kèm theo số điện thoại hoặc thông tin liên hệ khác, dù nhà tuyển dụng có thể đã có sẵn.
Ví dụ: “I truly apologize for any inconvenience and appreciate your understanding in advance.” (Tôi chân thành xin lỗi vì bất kỳ sự bất tiện nào và rất cảm kích sự thông cảm của quý công ty.)
Hoặc: “I’m really looking forward to meeting you and talking about the position. Thank you for your understanding.” (Tôi rất mong được gặp gỡ và trao đổi về vị trí này. Cảm ơn sự thông cảm của quý công ty.)
Những lỗi thường gặp khi gửi thư dời lịch phỏng vấn và cách khắc phục
Để đảm bảo thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh của bạn đạt hiệu quả cao nhất, hãy tránh những lỗi phổ biến sau đây. Một sai sót nhỏ cũng có thể làm giảm đi sự chuyên nghiệp và thiện cảm của nhà tuyển dụng.
Đầu tiên, một lỗi thường gặp là đưa ra lý do quá mơ hồ. Mặc dù bạn không cần kể lể chi tiết, việc nói “có việc bận” mà không có chút giải thích nào (ví dụ: “có việc cá nhân đột xuất” hoặc “có việc gia đình cần giải quyết”) có thể khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bạn thiếu sự tôn trọng. Hãy cố gắng giữ sự cân bằng giữa sự riêng tư và sự minh bạch cần thiết.
Thứ hai, việc thông báo quá muộn là một sai lầm nghiêm trọng. Nếu bạn gửi yêu cầu dời lịch chỉ vài giờ trước buổi hẹn, điều này thể hiện sự thiếu trách nhiệm và có thể làm ảnh hưởng đến lịch trình của nhà tuyển dụng. Luôn cố gắng thông báo ngay khi bạn biết mình không thể tham gia, lý tưởng nhất là ít nhất 24-48 giờ trước đó.
Cuối cùng, việc không đề xuất các phương án thời gian mới hoặc đưa ra yêu cầu một cách quá cứng nhắc cũng là một lỗi cần tránh. Thay vì chỉ nói “Tôi không thể tham gia”, hãy chủ động đề xuất 2-3 khung thời gian khác mà bạn có thể phỏng vấn. Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng sắp xếp lại mà không phải mất công liên hệ lại với bạn để tìm thời điểm phù hợp. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng email của bạn không mắc lỗi chính tả hoặc ngữ pháp, điều này có thể làm giảm đi ấn tượng chuyên nghiệp.
Các mẫu thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh tham khảo
Để giúp bạn hình dung rõ hơn, dưới đây là hai mẫu email xin dời lịch hẹn phỏng vấn bằng tiếng Anh dựa trên các tình huống phổ biến nhất.
Mẫu thư dời lịch phỏng vấn vì lý do sức khỏe
To: trantrang.hrteam@gmail.com
Subject: Request to Reschedule Interview – Content Manager – Kai Lee
Dear Ms. Trang,
This email is to inform you that I will not be able to attend the interview for the position of Content Manager, which was scheduled for Tuesday, September 22nd. Please accept my sincere apologies for any inconvenience this may cause.
I was very much looking forward to our meeting. Unfortunately, my sinus condition has unexpectedly relapsed, and my current health does not permit me to go out these days. Therefore, I respectfully request if we could kindly reschedule my interview to sometime next week. I am available on Wednesday, Thursday, and Friday. I am truly eager for the opportunity to discuss the role in more detail with you.
Thank you for considering my request and for your understanding.
Yours Sincerely,
Kai Lee
Mẫu thư dời lịch phỏng vấn vì lý do khẩn cấp
To: hrteam.abc.ltd@gmail.com
Subject: Reschedule Request – CEO Assistant Interview – Kelly Tran
Dear Hiring Team,
I am Kelly Tran, the candidate who applied for the CEO Assistant position. We were scheduled to meet for an interview at 9:30 AM on September 23rd at your headquarters on Golden Street.
Unfortunately, an urgent and unforeseen personal matter has arisen that requires my immediate attention on that particular day. Therefore, I am writing to respectfully request to reschedule my interview for another day and time that is convenient for you.
I sincerely apologize for this last-minute request and any inconvenience it may cause. I am truly honored by this opportunity and hope that we can connect soon to discuss the position further.
Thank you for your understanding.
Yours Sincerely,
Kai Lee
Ứng viên soạn thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh
Câu hỏi thường gặp về thư dời lịch phỏng vấn tiếng Anh (FAQs)
1. Nên gửi thư dời lịch phỏng vấn bao lâu trước buổi hẹn?
Bạn nên gửi email dời lịch phỏng vấn ngay khi nhận thấy mình không thể tham gia, lý tưởng nhất là ít nhất 24-48 giờ trước thời điểm phỏng vấn đã định. Điều này thể hiện sự chuyên nghiệp và giúp nhà tuyển dụng có đủ thời gian để sắp xếp lại lịch trình.
2. Có cần nêu lý do cụ thể khi dời lịch phỏng vấn không?
Bạn nên nêu một lý do chung chung nhưng lịch sự và đáng tin cậy (ví dụ: “một sự việc cá nhân khẩn cấp” hoặc “vấn đề sức khỏe đột xuất”), nhưng không cần đi vào chi tiết cá nhân quá mức. Việc này giúp nhà tuyển dụng hiểu được tính cấp bách của tình huống mà không làm mất đi tính riêng tư của bạn.
3. Làm thế nào để đề xuất thời gian phỏng vấn mới một cách lịch sự?
Sau khi xin lỗi và nêu lý do, bạn nên chủ động đề xuất 2-3 lựa chọn thời gian khác nhau mà bạn có thể tham gia. Ví dụ: “Tôi có thể phỏng vấn vào sáng thứ Tư, chiều thứ Năm hoặc bất kỳ thời điểm nào thuận tiện cho quý công ty vào tuần tới.” Điều này giúp nhà tuyển dụng dễ dàng tìm được khung giờ phù hợp.
4. Việc dời lịch phỏng vấn có ảnh hưởng đến cơ hội trúng tuyển không?
Việc dời lịch phỏng vấn một cách chuyên nghiệp, kèm theo lý do chính đáng và thông báo kịp thời, thường sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến cơ hội trúng tuyển của bạn. Ngược lại, nó có thể cho thấy bạn là một người có trách nhiệm và biết cách quản lý tình huống khó khăn một cách lịch sự.
5. Nếu không nhận được phản hồi sau khi gửi email dời lịch thì sao?
Nếu bạn không nhận được phản hồi trong vòng một ngày làm việc sau khi gửi email, hãy chủ động gọi điện trực tiếp đến phòng tuyển dụng hoặc người liên hệ đã cung cấp để xác nhận rằng họ đã nhận được email của bạn và thảo luận về việc sắp xếp lại lịch phỏng vấn.
Nhìn chung, cách viết thư dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh cũng như bất kỳ email mang tính chất công việc nào khác, cần đầy đủ cấu trúc và văn phong lịch sự, nội dung súc tích, ngắn gọn. Một email xin dời lịch hẹn khéo léo không chỉ giúp bạn giải quyết tình huống khó xử mà còn “ăn điểm” trong mắt nhà tuyển dụng vì sự chuyên nghiệp của mình. Edupace hy vọng rằng thông qua bài viết này, bạn sẽ trang bị được kiến thức cần thiết để tự tin soạn thảo một bức thư chuẩn chỉnh và đầy thuyết phục khi cần dời lịch phỏng vấn trong tương lai.
