Lĩnh vực công chứng luôn đóng vai trò thiết yếu trong đời sống pháp lý, đảm bảo giá trị và độ tin cậy cho các giao dịch dân sự, kinh tế. Sự ra đời của Luật Công chứng mới đòi hỏi các văn bản dưới luật để hướng dẫn chi tiết việc thi hành. Nghị định số 104/2025/NĐ-CP của Chính phủ chính là văn bản pháp lý quan trọng, làm rõ nhiều quy định, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng tại Việt Nam.
Tổng quan về Nghị định 104/2025/NĐ-CP
Nghị định số 104/2025/NĐ-CP được Chính phủ ban hành nhằm quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng. Văn bản này bao quát nhiều khía cạnh quan trọng, từ phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng cho đến các quy định cụ thể liên quan đến công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Nghị định là cơ sở pháp lý để triển khai đồng bộ, thống nhất các quy định của Luật Công chứng trong thực tiễn.
.jpg)
Phạm vi điều chỉnh của Nghị định này tập trung vào việc làm rõ các quy định tại nhiều điều khoản cụ thể của Luật Công chứng. Đồng thời, Nghị định cũng đưa ra các biện pháp cần thiết để tổ chức thực hiện và hướng dẫn thi hành các nội dung quan trọng khác trong Luật. Điều này đảm bảo rằng các quy định của Luật Công chứng được áp dụng một cách chính xác và hiệu quả trong thực tiễn hoạt động. Đối tượng áp dụng của Nghị định rất rộng, bao gồm công chứng viên, viên chức ngoại giao được giao thực hiện công chứng, các tổ chức hành nghề công chứng như Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự, tổ chức xã hội – nghề nghiệp của công chứng viên, người yêu cầu công chứng, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng, cùng các cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan khác.
Lộ trình quan trọng chuyển đổi Phòng công chứng
Một trong những điểm đáng chú ý của Nghị định 104/2025/NĐ-CP là việc quy định rõ lộ trình thực hiện chuyển đổi hoặc giải thể các Phòng công chứng tại địa phương. Đây là một bước đi nhằm tinh gọn bộ máy và nâng cao hiệu quả hoạt động công chứng. Lộ trình này được xác định dựa trên mức độ tự chủ tài chính của từng Phòng công chứng.
Cụ thể, các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư sẽ phải hoàn thành việc chuyển đổi hoặc giải thể chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2026. Tiếp theo, đến chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2027, các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên sẽ phải hoàn thành quá trình này. Cuối cùng, đối với các Phòng công chứng còn lại, việc chuyển đổi hoặc giải thể phải được hoàn thành chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2028. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm căn cứ vào quy định của Luật Công chứng, Nghị định này và tình hình thực tế tại địa phương để đưa ra quyết định phù hợp, đảm bảo tuân thủ lộ trình đã đề ra, góp phần hiện đại hóa hoạt động công chứng.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Tổng quan về Nam tuổi Quý Hợi 1923
- Khám Phá Thế Giới Đồ Dùng Học Tập: Hướng Dẫn Viết Đoạn Văn Hay
- Ngày 17 tháng 3 dương lịch: Thông tin lịch và đánh giá truyền thống
- Nghề bác sĩ phẫu thuật: Khám phá vai trò và phẩm chất cần có
- Ngày 26/6/2025 Dương Lịch Có Phải Ngày Tốt?
Quy định về Công chứng viên: Bổ nhiệm, miễn nhiệm và quản lý
Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng đi sâu vào các quy định liên quan đến đội ngũ Công chứng viên, lực lượng nòng cốt của ngành công chứng. Các quy định này bao gồm điều kiện, hồ sơ, trình tự, thủ tục bổ nhiệm, miễn nhiệm và bổ nhiệm lại công chứng viên, cùng với việc quản lý thông tin về công chứng viên.
Việc đào tạo nghề công chứng được thực hiện tại các cơ sở đào tạo có chức năng thuộc Bộ Tư pháp. Đối với quy trình bổ nhiệm, người đáp ứng đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo Luật Công chứng sẽ nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi hoàn thành tập sự. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị, giấy tờ chứng minh thời gian công tác pháp luật và giấy khám sức khỏe. Sở Tư pháp sau khi kiểm tra hồ sơ sẽ có văn bản đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định trong thời hạn nhất định. Quy trình này được thực hiện với thời gian xử lý được quy định cụ thể, đảm bảo tính kịp thời.
Đối với việc tạm đình chỉ hoặc chấm dứt tạm đình chỉ hành nghề công chứng, Nghị định quy định Sở Tư pháp phải gửi quyết định cho các bên liên quan và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý của Bộ Tư pháp, đồng thời đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Sở trong thời hạn quy định. Các tổ chức hành nghề công chứng và tổ chức xã hội – nghề nghiệp cũng có trách nhiệm báo cáo Sở Tư pháp khi phát hiện công chứng viên thuộc trường hợp bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc xử lý hành chính.
Thủ tục miễn nhiệm công chứng viên có thể được thực hiện theo đề nghị của công chứng viên hoặc khi công chứng viên thuộc trường hợp bị miễn nhiệm theo quy định của Luật Công chứng. Hồ sơ, trình tự được quy định rõ ràng, bao gồm việc nộp đơn (nếu theo đề nghị cá nhân) hoặc văn bản đề nghị của Sở Tư pháp (nếu theo căn cứ miễn nhiệm bắt buộc) gửi Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Thời gian xử lý hồ sơ cũng được quy định cụ thể, đảm bảo giải quyết kịp thời các trường hợp cần miễn nhiệm. Nghị định cũng nêu rõ trách nhiệm của Sở Tư pháp trong việc thường xuyên theo dõi, rà soát đội ngũ công chứng viên tại địa phương để kịp thời phát hiện và đề xuất miễn nhiệm các trường hợp không còn đủ điều kiện. Công chứng viên bị miễn nhiệm sẽ không được tiếp tục ký văn bản công chứng kể từ thời điểm quyết định có hiệu lực.
Việc bổ nhiệm lại công chứng viên cũng được Nghị định hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và trình tự thủ tục. Người có nguyện vọng bổ nhiệm lại nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi đã đề nghị miễn nhiệm hoặc nơi hành nghề cuối cùng. Hồ sơ bao gồm đơn đề nghị và các giấy tờ chứng minh đủ điều kiện bổ nhiệm lại theo quy định của Luật. Thủ tục bổ nhiệm lại sau đó được thực hiện tương tự như thủ tục bổ nhiệm lần đầu, thông qua sự xem xét và đề nghị của Sở Tư pháp lên Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Những quy định này nhằm đảm bảo đội ngũ công chứng viên luôn đáp ứng các tiêu chuẩn về năng lực và đạo đức nghề nghiệp.
Tổ chức hành nghề công chứng: Phòng và Văn phòng công chứng
Nghị định 104/2025/NĐ-CP dành một chương quan trọng để quy định chi tiết về tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm cả Phòng công chứng và Văn phòng công chứng. Các quy định này làm rõ các điều kiện hoạt động, quy trình thành lập, chuyển đổi, và các hoạt động khác liên quan đến các tổ chức này.
Điều kiện và hoạt động của Phòng công chứng
Đối với Phòng công chứng, Nghị định quy định cụ thể về điều kiện trụ sở. Trụ sở phải có địa chỉ rõ ràng theo địa giới hành chính, đảm bảo diện tích làm việc cho công chứng viên, viên chức khác và người lao động, cũng như diện tích sử dụng chung và diện tích chuyên dùng phù hợp với quy định pháp luật về tài sản công và đơn vị sự nghiệp công lập. Trụ sở cũng phải đảm bảo các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định pháp luật. Trường hợp Phòng công chứng thuê trụ sở, thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm.
Việc giải thể Phòng công chứng chỉ xảy ra trong trường hợp không thực hiện được việc chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo quy định của Luật Công chứng. Các điều kiện để giải thể bao gồm việc đáp ứng các yêu cầu theo Luật và giải quyết chế độ, chính sách cho toàn bộ công chứng viên, viên chức và người lao động của Phòng công chứng theo quy định. Thủ tục giải thể tuân theo quy định của Luật Công chứng và pháp luật liên quan đến đơn vị sự nghiệp công lập.
Nghị định cũng yêu cầu việc đăng báo thông tin về việc thành lập, thay đổi tên hoặc địa chỉ trụ sở, chuyển đổi hoặc giải thể Phòng công chứng. Sở Tư pháp có trách nhiệm thực hiện việc đăng báo này trên báo trung ương hoặc báo địa phương nơi Phòng công chứng đặt trụ sở trong 03 số liên tiếp trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định liên quan. Điều này nhằm đảm bảo minh bạch thông tin về hoạt động của các Phòng công chứng.
Chuyển đổi Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng
Quá trình chuyển đổi Phòng công chứng thành Văn phòng công chứng là một nhiệm vụ trọng tâm theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP. Việc này được thực hiện thông qua Đề án chuyển đổi do Sở Tư pháp chủ trì xây dựng, phối hợp với các sở, ngành liên quan và Hội công chứng viên địa phương, sau đó trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt. Đề án phải bao gồm nhiều nội dung quan trọng như sự cần thiết chuyển đổi, kết quả hoạt động trong 03 năm gần nhất của Phòng công chứng (số tiền nộp ngân sách, số lượng việc công chứng, v.v.), phương thức chuyển đổi, dự kiến phương án giải quyết chế độ chính sách cho người lao động, xử lý tài sản, quỹ, và hồ sơ công chứng, cùng các chi phí liên quan và trách nhiệm tổ chức thực hiện.
Nghị định quy định hai phương thức chuyển đổi chính. Thứ nhất, quyền nhận chuyển đổi có thể được chuyển giao trực tiếp cho chính các công chứng viên đang là viên chức của Phòng công chứng dự kiến chuyển đổi. Giá quyền nhận chuyển đổi trong trường hợp này được xác định bằng số tiền nộp ngân sách và nộp thuế trung bình trong 03 năm gần nhất của Phòng công chứng. Thứ hai, trường hợp công chứng viên của Phòng công chứng không nhận chuyển đổi hoặc không đủ điều kiện, quyền nhận chuyển đổi sẽ được tổ chức bán đấu giá. Giá khởi điểm đấu giá cũng được xác định tương tự như giá chuyển giao trực tiếp, bằng số tiền nộp ngân sách và nộp thuế trung bình của 03 năm gần nhất. Việc bán đấu giá tuân thủ trình tự, thủ tục bán đấu giá tài sản công. Điều quan trọng cần lưu ý là quyền nhận chuyển đổi này không bao gồm giá trị trụ sở, trang thiết bị, và các tài sản khác thuộc sở hữu nhà nước mà Phòng công chứng đang quản lý, sử dụng.
Sau khi Đề án được Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt, Sở Tư pháp sẽ chủ trì thực hiện việc chuyển đổi. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ ra quyết định chuyển đổi chính thức. Văn phòng công chứng mới được thành lập từ việc chuyển đổi này sẽ thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động như một Văn phòng công chứng thành lập mới và kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ trong hoạt động công chứng, đồng thời tiếp nhận toàn bộ hồ sơ công chứng của Phòng công chứng đã chuyển đổi. Việc giải quyết chế độ, chính sách đối với công chứng viên, viên chức, người lao động của Phòng công chứng được chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật đối với đơn vị sự nghiệp công lập chấm dứt hoạt động và các pháp luật có liên quan. Việc xử lý tài sản thuộc sở hữu nhà nước tại Phòng công chứng được chuyển đổi tuân thủ quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công, do Sở Tài chính chủ trì phối hợp với Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định.
Quy định chi tiết về Văn phòng công chứng
Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng làm rõ các quy định đối với Văn phòng công chứng. Văn phòng công chứng có thể được tổ chức và hoạt động theo loại hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sẽ ban hành danh mục địa bàn cấp huyện được phép thành lập Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân, căn cứ các tiêu chí quy định.
Về chuyển đổi loại hình, Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh, nhưng ngược lại thì không được phép. Việc chuyển đổi này đòi hỏi Văn phòng công chứng được chuyển đổi không đang tạm ngừng hoạt động hoặc bị thu hồi quyết định, Trưởng Văn phòng cam kết chịu trách nhiệm về các khoản nợ chưa thanh toán, và các thành viên hợp danh dự kiến của Văn phòng công chứng chuyển đổi có thỏa thuận về việc tiếp tục giải quyết các yêu cầu công chứng đang tồn đọng và tiếp nhận người lao động. Hồ sơ đề nghị chuyển đổi bao gồm đơn đề nghị, quyết định bổ nhiệm công chứng viên hợp danh dự kiến, dự thảo Điều lệ, và văn bản cam kết, thỏa thuận. Thủ tục được thực hiện thông qua việc nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp và sự xem xét, quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong thời hạn quy định. Văn phòng công chứng chuyển đổi sẽ kế thừa quyền, nghĩa vụ của Văn phòng công chứng được chuyển đổi kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động.
Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng cũng được quy định rõ ràng. Trụ sở phải có địa chỉ cụ thể, có diện tích làm việc tối thiểu 8m2 cho mỗi công chứng viên, diện tích kho lưu trữ tối thiểu 50m2, và đảm bảo các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ. Thời hạn thuê trụ sở tối thiểu là 02 năm nếu thuê.
Hồ sơ và trình tự, thủ tục thành lập Văn phòng công chứng bao gồm việc lập Đề án thành lập, trong đó nêu rõ sự cần thiết, dự kiến về tổ chức, nhân sự, địa điểm, điều kiện vật chất, kế hoạch triển khai, vốn góp/vốn đầu tư. Đề án kèm theo quyết định bổ nhiệm của công chứng viên dự kiến và dự thảo Điều lệ (đối với công ty hợp danh) hoặc quyết định bổ nhiệm Trưởng Văn phòng (đối với doanh nghiệp tư nhân), cùng giấy tờ chứng minh kinh nghiệm hành nghề của Trưởng Văn phòng. Hồ sơ được nộp tại Sở Tư pháp nơi dự kiến đặt trụ sở, và Sở Tư pháp sẽ trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập.
Sau khi có quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng sẽ tiến hành thủ tục đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Hồ sơ đăng ký hoạt động bao gồm đơn đề nghị, giấy tờ chứng minh điều kiện về trụ sở, giấy tờ chứng minh việc góp vốn/vốn đầu tư, hợp đồng lao động của công chứng viên làm việc theo hợp đồng (nếu có), và ảnh của các công chứng viên. Sở Tư pháp sẽ xem xét và cấp giấy đăng ký hoạt động cùng thẻ công chứng viên trong thời hạn 05 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Các thủ tục thay đổi nội dung đăng ký hoạt động (như thay đổi tên, địa chỉ, bổ sung/giảm công chứng viên hợp danh) và cấp lại giấy đăng ký hoạt động (khi bị mất hoặc hỏng) cũng được Nghị định hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và trình tự, nộp tại Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.
Nghị định 104/2025/NĐ-CP cũng quy định rõ trách nhiệm cung cấp thông tin về nội dung đăng ký hoạt động, thay đổi nội dung, tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng. Sở Tư pháp phải thông báo bằng văn bản cho các cơ quan liên quan như cơ quan đăng ký kinh doanh, thuế, thống kê, công an, và Ủy ban nhân dân cấp xã nơi đặt trụ sở. Thông tin này cũng được cập nhật vào phần mềm quản lý hoạt động công chứng của Bộ Tư pháp và đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Bản thân Văn phòng công chứng cũng có trách nhiệm đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong 03 số liên tiếp về các nội dung đăng ký hoạt động sau khi được cấp hoặc cấp lại giấy đăng ký hoạt động.
Đối với Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh, Nghị định còn quy định chi tiết về hồ sơ, trình tự, thủ tục hợp nhất và sáp nhập. Việc hợp nhất hoặc sáp nhập đòi hỏi phải có hợp đồng hợp nhất/sáp nhập với các nội dung chủ yếu như tên, địa chỉ các văn phòng liên quan, danh sách công chứng viên, phương án chuyển tài sản, sử dụng lao động, và việc kế thừa quyền, nghĩa vụ. Hồ sơ bao gồm hợp đồng và các báo cáo tài chính. Thủ tục được thực hiện thông qua việc nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp và sự xem xét, quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Sau khi có quyết định cho phép, Văn phòng công chứng hợp nhất hoặc nhận sáp nhập sẽ tiến hành thủ tục đăng ký hoạt động/thay đổi nội dung đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp. Các Văn phòng công chứng bị hợp nhất hoặc sáp nhập được tiếp tục hoạt động nhưng không được tiếp nhận yêu cầu công chứng mới cho đến khi Văn phòng công chứng mới/nhận sáp nhập hoàn thành thủ tục và kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ, và hồ sơ công chứng. Việc cung cấp thông tin và đăng báo về Văn phòng công chứng hợp nhất hoặc nhận sáp nhập cũng tuân theo quy định chung.
FAQ
Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về vấn đề gì?
Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng, làm rõ các vấn đề liên quan đến công chứng viên, tổ chức hành nghề công chứng (Phòng và Văn phòng công chứng), và các hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng.
Lộ trình chuyển đổi Phòng công chứng được thực hiện như thế nào?
Lộ trình được thực hiện theo từng giai đoạn dựa trên mức độ tự chủ tài chính của Phòng công chứng, với các mốc thời gian chậm nhất là ngày 31/12/2026 (tự chủ toàn bộ), 31/12/2027 (tự chủ chi thường xuyên), và 31/12/2028 (các trường hợp còn lại).
Ai là đối tượng áp dụng của Nghị định này?
Đối tượng áp dụng rất đa dạng, bao gồm công chứng viên, viên chức ngoại giao thực hiện công chứng, tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng), cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, tổ chức xã hội – nghề nghiệp công chứng, người yêu cầu công chứng, cơ quan quản lý nhà nước về công chứng và các cá nhân, cơ quan, tổ chức liên quan.
Điều kiện trụ sở của Văn phòng công chứng là gì?
Trụ sở Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể, diện tích làm việc tối thiểu 8m2 cho mỗi công chứng viên, diện tích kho lưu trữ tối thiểu 50m2, đảm bảo phòng cháy chữa cháy và lưu trữ hồ sơ, cùng thời hạn thuê tối thiểu 02 năm nếu là trụ sở thuê.
Văn phòng công chứng có thể chuyển đổi loại hình không?
Có, Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân có thể chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh, tuy nhiên Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh thì không được chuyển đổi ngược lại thành doanh nghiệp tư nhân.
Nghị định 104/2025/NĐ-CP là văn bản pháp lý cần thiết, cụ thể hóa các quy định của Luật Công chứng, tạo hành lang pháp lý rõ ràng hơn cho hoạt động công chứng tại Việt Nam. Việc nắm vững các nội dung của Nghị định này là rất quan trọng đối với những người hoạt động trong lĩnh vực công chứng cũng như người dân có nhu cầu sử dụng dịch vụ công chứng. Edupace luôn cập nhật và cung cấp thông tin pháp luật hữu ích đến bạn đọc.
