Trong đời sống pháp lý và các giao dịch hàng ngày, việc xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các loại giấy tờ, văn bản đóng vai trò vô cùng quan trọng. Để chuẩn hóa và quy định rõ ràng các thủ tục liên quan đến công tác này, Chính phủ Việt Nam đã ban hành Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Văn bản này là nền tảng pháp lý cho hoạt động chứng thực tại Việt Nam, bao gồm nhiều khía cạnh từ việc sao y bản chính, xác nhận chữ ký cho đến chứng thực hợp đồng, giao dịch. Tìm hiểu kỹ lưỡng Nghị định 23/2015/NĐ-CP giúp cá nhân và tổ chức thực hiện các thủ tục này một cách chính xác và hiệu quả.
Các Khái Niệm Cơ Bản về Chứng Thực
Nghị định 23/2015/NĐ-CP đã đưa ra các định nghĩa rõ ràng về các hoạt động chứng thực khác nhau, giúp phân biệt và hiểu đúng bản chất của từng loại hình. Đầu tiên là “Cấp bản sao từ sổ gốc“, đây là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý cuốn sổ gốc chính thức dựa vào đó để cấp ra một bản sao. Bản sao này được xác định là có nội dung hoàn toàn đầy đủ và chính xác như thông tin đã được ghi nhận ban đầu trong sổ gốc.
Tiếp theo là “Chứng thực bản sao từ bản chính“. Khái niệm này đề cập đến việc cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền theo quy định của Nghị định này, dựa trên việc đối chiếu với bản chính gốc của giấy tờ, văn bản, để xác nhận rằng bản sao được đưa ra là hoàn toàn đúng và chính xác so với bản chính đó. Đây là thủ tục phổ biến mà nhiều người dân thường thực hiện.
Một loại hình chứng thực khác là “Chứng thực chữ ký“. Đây là quá trình mà cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền xác nhận rằng chữ ký xuất hiện trên một giấy tờ hoặc văn bản bất kỳ chính là chữ ký của người yêu cầu thực hiện thủ tục chứng thực. Việc này xác nhận danh tính của người ký đối với nội dung văn bản.
Cuối cùng là “Chứng thực hợp đồng, giao dịch“. Hoạt động này được thực hiện bởi cơ quan có thẩm quyền, nhằm xác nhận các thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm mà các bên đã ký kết hợp đồng hoặc thực hiện giao dịch. Đồng thời, nó cũng xác nhận năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, và chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia vào hợp đồng, giao dịch đó. Nghị định cũng định nghĩa “Bản chính”, “Bản sao“, “Sổ gốc” và “Người thực hiện chứng thực” để đảm bảo sự thống nhất trong việc áp dụng pháp luật.
Giá Trị Pháp Lý Của Giấy Tờ Chứng Thực Theo Nghị Định 23/2015/NĐ-CP
Một trong những nội dung cốt lõi và quan trọng nhất của Nghị định 23/2015/NĐ-CP là quy định về giá trị pháp lý của các loại văn bản đã được chứng thực. Theo Điều 3 của Nghị định, các văn bản này có giá trị sử dụng tương đương như bản gốc trong nhiều trường hợp. Cụ thể, bản sao được cấp từ sổ gốc có thể được sử dụng thay thế cho bản chính khi thực hiện các giao dịch, trừ khi có quy định pháp luật khác yêu cầu phải xuất trình bản chính.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Giải Mã Sự Tương Hợp Giữa Cung Cự Giải Và Ma Kết
- Bí quyết thành thạo câu hỏi Wh trong giao tiếp tiếng Anh
- Ngày 10 Tháng 5 Năm 2024: Xem Lịch Âm Dương
- Tuổi Bính Thân 1956 Xây Nhà Năm 2023: Đánh Giá Phong Thủy Toàn Diện
- Nắm Vững Thứ Ngày Tháng Năm Tiếng Anh Chuẩn Xác
Tương tự, bản sao được chứng thực từ bản chính cũng có giá trị sử dụng để thay thế bản chính đã dùng làm cơ sở đối chiếu trong các giao dịch. Điều này tạo thuận lợi rất lớn cho người dân và tổ chức khi cần sử dụng giấy tờ ở nhiều nơi khác nhau mà không cần mang theo bản gốc, giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng bản chính. Tuy nhiên, cũng có những trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu phải xuất trình bản chính.
Đối với chứng thực chữ ký, giá trị pháp lý của việc này là xác nhận chính xác rằng người yêu cầu chứng thực là người đã ký vào chữ ký đó. Đây là cơ sở quan trọng để xác định trách nhiệm pháp lý của người ký đối với toàn bộ nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Việc chứng thực chữ ký đảm bảo tính xác thực về mặt chủ thể tham gia ký kết văn bản.
Cuối cùng, hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định này có giá trị chứng cứ mạnh mẽ. Chúng chứng minh chính xác thời gian và địa điểm mà các bên đã cùng nhau ký kết hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, việc chứng thực cũng xác nhận năng lực hành vi dân sự, sự tự nguyện tham gia và tính xác thực của chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của tất cả các bên liên quan. Nhờ đó, các hợp đồng, giao dịch được chứng thực có độ tin cậy cao trong các tranh chấp hoặc thủ tục hành chính sau này.
Thẩm Quyền Chứng Thực Quan Trọng Nhất Dưới Nghị Định 23/2015/NĐ-CP
Một trong những điểm cốt yếu của Nghị định 23/2015/NĐ-CP là việc phân định rõ ràng thẩm quyền chứng thực cho các cơ quan, tổ chức khác nhau. Điều này giúp người dân biết phải đến đâu để thực hiện các thủ tục cần thiết.
Vai Trò Của Phòng Tư Pháp
Theo Điều 5 của Nghị định, Phòng Tư pháp cấp huyện (bao gồm huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) có thẩm quyền và trách nhiệm thực hiện nhiều hoạt động chứng thực quan trọng. Phòng Tư pháp chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức của Việt Nam, cơ quan, tổ chức nước ngoài, hoặc cơ quan, tổ chức của Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. Họ cũng có thẩm quyền chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản nói chung, và đặc biệt là chứng thực chữ ký của người dịch trên các bản dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại. Ngoài ra, Phòng Tư pháp còn thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản (tài sản không phải là đất đai, nhà ở) và các văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là động sản. Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp là người ký và đóng dấu của Phòng Tư pháp.
Thẩm Quyền Của Ủy Ban Nhân Dân Cấp Xã
Ủy ban nhân dân cấp xã (xã, phường, thị trấn) đóng vai trò rất quan trọng và gần gũi với người dân trong công tác chứng thực. UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính đối với các giấy tờ, văn bản được cấp hoặc chứng nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Họ cũng thực hiện chứng thực chữ ký trong hầu hết các loại giấy tờ, văn bản, trừ trường hợp chứng thực chữ ký người dịch. Một thẩm quyền đặc biệt và rất phổ biến của UBND cấp xã là chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản. Quan trọng hơn, UBND cấp xã là nơi duy nhất có thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất theo Luật Đất đai và các hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo Luật Nhà ở tại địa phương nơi có đất hoặc nhà. Ngoài ra, UBND cấp xã còn chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản, và văn bản thỏa thuận phân chia, khai nhận di sản liên quan đến các loại tài sản trong thẩm quyền của mình (động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở). Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã là người ký và đóng dấu của UBND.
Chứng Thực Tại Cơ Quan Đại Diện Ở Nước Ngoài
Đối với công dân Việt Nam ở nước ngoài, các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là Cơ quan đại diện) có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký thông thường và chứng thực chữ ký người dịch, tương tự như một số thẩm quyền của Phòng Tư pháp trong nước.
Công Chứng Viên Và Chứng Thực
Các Công chứng viên làm việc tại Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng (gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng) cũng có thẩm quyền chứng thực nhất định. Công chứng viên có thể chứng thực bản sao từ bản chính (tương tự như Phòng Tư pháp và UBND cấp xã) và chứng thực chữ ký thông thường (tương tự như Phòng Tư pháp và UBND cấp xã). Công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng nơi mình làm việc.
Điểm đặc biệt cần lưu ý là việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản, và chứng thực di chúc không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực. Tuy nhiên, việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất hoặc nhà ở bắt buộc phải thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản đó.
Trách Nhiệm Của Cơ Quan Tiếp Nhận Bản Sao
Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định rõ trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận bản sao giấy tờ. Nếu pháp luật quy định nộp bản sao, cơ quan tiếp nhận phải chấp nhận bản sao (kể cả bản sao không có chứng thực) nhưng có quyền yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu. Người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác. Đối với bản sao được cấp từ sổ gốc hoặc bản sao đã được chứng thực, cơ quan tiếp nhận không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ khi có căn cứ nghi ngờ tính giả mạo hoặc bất hợp pháp của bản sao đó.
Quy Trình và Các Quy Định Chung Khi Thực Hiện Chứng Thực
Để đảm bảo sự thuận tiện và thống nhất, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đưa ra một số quy định chung về quy trình và các yếu tố liên quan đến hoạt động chứng thực.
Thời hạn chứng thực là một vấn đề được nhiều người quan tâm. Theo quy định tại Điều 7, yêu cầu chứng thực thường phải được giải quyết ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ. Trường hợp tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ, việc giải quyết có thể được kéo dài đến ngày làm việc tiếp theo. Tuy nhiên, đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch, thời hạn có thể kéo dài hơn, tối đa là 02 ngày làm việc, và có thể lâu hơn nữa nếu có thỏa thuận bằng văn bản giữa người yêu cầu và cơ quan chứng thực theo Điều 37.
Người yêu cầu chứng thực có quyền lựa chọn bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào thuận tiện nhất cho mình để thực hiện thủ tục, ngoại trừ trường hợp chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến đất đai và nhà ở phải thực hiện tại UBND cấp xã nơi có tài sản. Nếu bị từ chối chứng thực, người yêu cầu có quyền đề nghị giải thích lý do bằng văn bản hoặc khiếu nại theo quy định pháp luật.
Người thực hiện chứng thực, bao gồm Trưởng phòng/Phó Trưởng phòng Tư pháp, Chủ tịch/Phó Chủ tịch UBND cấp xã, Công chứng viên, viên chức ngoại giao/lãnh sự, có nghĩa vụ đảm bảo sự trung thực, chính xác và khách quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.
Ngôn ngữ sử dụng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch bắt buộc là tiếng Việt. Nếu người yêu cầu không thông thạo tiếng Việt, họ phải có người phiên dịch đi cùng để đảm bảo hiểu rõ nội dung. Hoạt động chứng thực phải được ghi chép đầy đủ vào Sổ chứng thực tại cơ quan thực hiện. Cuốn sổ này là tài liệu lưu trữ quan trọng của Nhà nước và được bảo quản vĩnh viễn. Các bản sao giấy tờ đã chứng thực chữ ký hoặc chứng thực chữ ký người dịch cũng cần được lưu trữ trong thời hạn 02 năm.
Cuối cùng, người yêu cầu chứng thực phải nộp lệ phí chứng thực theo quy định của pháp luật. Mức thu và chế độ quản lý lệ phí được thực hiện theo các văn bản pháp luật chuyên ngành.
Chứng Thực Bản Sao Từ Bản Chính – Những Điểm Cần Lưu Ý
Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính là một trong những hoạt động chứng thực phổ biến nhất, được quy định chi tiết tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Để thực hiện việc này, người yêu cầu cần xuất trình bản chính của giấy tờ, văn bản cần chứng thực và bản sao cần được chứng thực.
Cơ Sở Để Chứng Thực Bản Sao
Bản chính được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao có thể là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp, hoặc giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Điều này đảm bảo rằng bản chính được sử dụng để đối chiếu là hợp pháp và có giá trị.
Người yêu cầu chứng thực bản sao có trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác nội dung cũng như tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính mà mình đưa ra. Họ không được yêu cầu chứng thực bản sao từ những bản chính không đủ điều kiện theo quy định của Nghị định.
Các Trường Hợp Không Được Chứng Thực Bản Sao Từ Bản Chính
Nghị định 23/2015/NĐ-CP liệt kê cụ thể các trường hợp mà bản chính giấy tờ, văn bản sẽ không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao. Đây là quy định quan trọng nhằm đảm bảo tính xác thực và an toàn pháp lý của hoạt động chứng thực.
Đầu tiên, bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung một cách không hợp lệ sẽ bị từ chối chứng thực. Việc này nhằm ngăn chặn việc giả mạo hoặc thay đổi nội dung bản gốc. Thứ hai, bản chính bị hư hỏng nặng, cũ nát đến mức không thể xác định rõ nội dung hoặc không còn nguyên vẹn cũng không được chứng thực. Bản chính cần phải ở trong tình trạng tốt để việc đối chiếu được thực hiện chính xác.
Thứ ba, bản chính có đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc mặc dù không đóng dấu mật nhưng có ghi rõ ràng là không được sao chụp cũng nằm trong danh sách này. Quy định này tuân thủ các nguyên tắc về bảo mật thông tin.
Hiểu rõ các trường hợp này giúp người dân tránh mất thời gian khi đến cơ quan chứng thực với những giấy tờ không đủ điều kiện.
Quy Định Về Chứng Thực Chữ Ký Theo Nghị Định 23/2015/NĐ-CP
Chứng thực chữ ký là một thủ tục phổ biến được quy định chi tiết trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Mục đích chính của việc này là để xác nhận rằng chữ ký trên văn bản là của người yêu cầu chứng thực, từ đó ràng buộc trách nhiệm của họ đối với nội dung văn bản.
Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp pháp của nội dung giấy tờ, văn bản mà mình ký. Điều này nhấn mạnh rằng cơ quan chứng thực chỉ xác nhận chữ ký, không xác nhận nội dung của văn bản, trừ hợp đồng, giao dịch. Người yêu cầu chứng thực không được đề nghị chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc những trường hợp đặc biệt không được phép theo Nghị định.
Thủ tục chứng thực chữ ký khá đơn giản: người yêu cầu chỉ cần xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng và ký trực tiếp trước mặt người thực hiện chứng thực.
Các Trường Hợp Không Được Chứng Thực Chữ Ký
Để đảm bảo tính chính xác và phòng ngừa rủi ro, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp mà việc chứng thực chữ ký sẽ bị từ chối. Đầu tiên, nếu tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không còn khả năng nhận thức đầy đủ hoặc không làm chủ được hành vi của mình (ví dụ: đang trong tình trạng say xỉn, bệnh tâm thần…), yêu cầu sẽ không được chấp nhận.
Thứ hai, nếu người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu đã hết giá trị sử dụng hoặc có dấu hiệu giả mạo, việc chứng thực cũng sẽ bị từ chối. Việc này nhằm đảm bảo xác định đúng danh tính của người yêu cầu.
Ngoài ra, chứng thực chữ ký cũng sẽ không được thực hiện trên các giấy tờ, văn bản có nội dung vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, cũng như các trường hợp mà pháp luật quy định không được chứng thực (ví dụ: di chúc, hợp đồng giao dịch thuộc thẩm quyền công chứng hoặc chứng thực hợp đồng giao dịch). Hiểu rõ những trường hợp này giúp người dân tránh nhầm lẫn và thực hiện thủ tục đúng quy định.
Chứng Thực Chữ Ký Người Dịch – Yêu Cầu và Thủ Tục
Hoạt động chứng thực chữ ký người dịch có tính chất đặc thù, liên quan đến việc xác nhận tính chính xác của bản dịch. Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định các yêu cầu cụ thể đối với người dịch và thủ tục chứng thực.
Tiêu Chuẩn Của Người Dịch
Người dịch muốn được chứng thực chữ ký trên bản dịch phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định. Họ phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật. Về trình độ chuyên môn, người dịch cần có bằng cử nhân ngoại ngữ trở lên đối với thứ tiếng cần dịch, hoặc có bằng tốt nghiệp đại học trở lên và có khả năng sử dụng thành thạo thứ tiếng nước ngoài đó (được chứng minh qua các chứng chỉ, kinh nghiệm làm việc…). Ngoài ra, người dịch thường là cộng tác viên của Phòng Tư pháp và phải đăng ký chữ ký mẫu tại đó.
Người dịch có trách nhiệm cao trước khách hàng và cơ quan chứng thực về tính chính xác, trung thực của nội dung bản dịch so với bản gốc. Họ không được dịch và yêu cầu chứng thực chữ ký trên các loại giấy tờ, văn bản không hợp lệ.
Giấy Tờ Không Được Dịch Để Chứng Thực Chữ Ký
Tương tự như chứng thực bản sao và chứng thực chữ ký thông thường, có những loại giấy tờ, văn bản không được dịch để chứng thực chữ ký người dịch. Đó là những giấy tờ, văn bản đã bị tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ hoặc bị hư hỏng, cũ nát đến mức không thể xác định rõ nội dung. Việc này đảm bảo rằng bản dịch được thực hiện dựa trên một bản gốc rõ ràng và hợp pháp.
Thủ tục chứng thực chữ ký người dịch bao gồm việc người dịch xuất trình bản dịch và giấy tờ, văn bản cần dịch. Người thực hiện chứng thực (thường là cán bộ Phòng Tư pháp) sẽ đối chiếu chữ ký của người dịch trên bản dịch với chữ ký mẫu đã đăng ký. Nếu có nghi ngờ, người dịch sẽ được yêu cầu ký lại trực tiếp trước mặt cán bộ chứng thực. Thời hạn chứng thực chữ ký người dịch cũng được quy định rõ ràng trong Nghị định, đảm bảo tính kịp thời của thủ tục.
Hiểu Rõ Về Chứng Thực Hợp Đồng, Giao Dịch
Chứng thực hợp đồng, giao dịch là một lĩnh vực chứng thực quan trọng khác được quy định bởi Nghị định 23/2015/NĐ-CP, liên quan trực tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia.
Phạm Vi Áp Dụng Chứng Thực
Hoạt động chứng thực hợp đồng, giao dịch áp dụng cho hai nhóm chính. Nhóm thứ nhất là các hợp đồng, giao dịch mà pháp luật chuyên ngành (như Luật Đất đai, Luật Nhà ở…) quy định rõ ràng rằng phải được chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền. Nhóm thứ hai là các hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không bắt buộc phải chứng thực, nhưng cá nhân hoặc tổ chức tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện yêu cầu cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực để tăng giá trị pháp lý và tính an toàn cho giao dịch của mình.
Người yêu cầu chứng thực hợp đồng, giao dịch có trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác về nội dung, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch mà họ đưa ra. Họ cũng phải đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các giấy tờ cần thiết khác liên quan đến hợp đồng, giao dịch đó (ví dụ: giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở…).
Thời Hạn Chứng Thực Hợp Đồng, Giao Dịch
Như đã đề cập sơ bộ ở phần quy định chung, Nghị định 23/2015/NĐ-CP đưa ra quy định cụ thể về thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch. Theo Điều 37, thời hạn này không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan chứng thực nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ từ người yêu cầu. Tuy nhiên, trong những trường hợp phức tạp hoặc cần xác minh, thời hạn có thể kéo dài hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản giữa cơ quan chứng thực và người yêu cầu. Quy định này nhằm cân bằng giữa sự nhanh chóng trong giải quyết thủ tục và sự cần thiết phải xác minh thông tin kỹ lưỡng.
Sửa Đổi, Bổ Sung, Hủy Bỏ Hợp Đồng Đã Chứng Thực
Trong quá trình thực hiện, các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực có thể có nhu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc thậm chí hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đó. Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rằng việc này chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của tất cả các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Thủ tục sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ này cũng thường được thực hiện tại chính cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch ban đầu.
Đối với những lỗi sai sót nhỏ trong quá trình ghi chép, đánh máy hoặc in ấn hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, việc sửa lỗi cũng được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên, miễn là việc sửa lỗi đó không làm thay đổi hoặc ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ cốt lõi của các bên. Việc sửa lỗi này cũng được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực ban đầu.
Khi có nhu cầu sử dụng bản sao của hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, các bên tham gia hoặc những người có quyền, nghĩa vụ liên quan có thể yêu cầu cơ quan đang lưu trữ bản chính hợp đồng, giao dịch đó cấp bản sao có chứng thực. Điều này tạo thuận lợi cho việc sử dụng hợp đồng, giao dịch trong nhiều mục đích khác nhau mà vẫn đảm bảo giá trị pháp lý của bản gốc.
Quản Lý Nhà Nước Đối Với Hoạt Động Chứng Thực
Để đảm bảo hoạt động chứng thực diễn ra hiệu quả, thống nhất và đúng pháp luật trên phạm vi toàn quốc, Nghị định 23/2015/NĐ-CP cũng quy định rõ vai trò và trách nhiệm quản lý nhà nước của các cơ quan có liên quan.
Vai Trò Của Các Cơ Quan Quản Lý
Bộ Tư pháp đóng vai trò chủ trì trong việc quản lý nhà nước về chứng thực. Bộ có trách nhiệm xây dựng, ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, thanh tra và xử lý vi phạm trong lĩnh vực này. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực được thực hiện tại các Cơ quan đại diện ở nước ngoài.
Ủy ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã) cũng có trách nhiệm quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương mình. UBND cấp tỉnh chịu trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra hoạt động chứng thực trên địa bàn tỉnh. UBND cấp huyện có trách nhiệm quản lý hoạt động của Phòng Tư pháp và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn, đồng thời chỉ đạo, hướng dẫn UBND cấp xã thực hiện công tác chứng thực. Ủy ban nhân dân cấp xã trực tiếp tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực thuộc thẩm quyền của mình và chịu sự chỉ đạo, kiểm tra của UBND cấp huyện.
Bên cạnh đó, Nghị định cũng quy định về việc xử lý vi phạm đối với người thực hiện chứng thực, người yêu cầu chứng thực hoặc người dịch nếu có hành vi vi phạm pháp luật trong hoạt động chứng thực. Các hành vi vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật hiện hành. Mọi khiếu nại, tố cáo liên quan đến hoạt động chứng thực cũng được giải quyết theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo, đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của công dân.
Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Nghị Định 23/2015/NĐ-CP
Nghị định 23/2015/NĐ-CP là văn bản pháp lý quan trọng nhưng cũng khá nhiều điều khoản. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp giúp làm rõ thêm các vấn đề liên quan đến chứng thực.
Hỏi: Tôi có thể chứng thực bản sao giấy tờ ở những đâu?
Đáp: Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bạn có thể chứng thực bản sao giấy tờ tại Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã, hoặc các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng, Văn phòng công chứng). Công dân Việt Nam ở nước ngoài có thể chứng thực bản sao tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Việc lựa chọn địa điểm chứng thực bản sao thường không phụ thuộc vào nơi cư trú, giúp bạn lựa chọn nơi thuận tiện nhất.
Hỏi: Những loại bản chính nào không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao?
Đáp: Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định rõ các trường hợp không được chứng thực bản sao từ bản chính. Đó là bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa không hợp lệ; bản chính bị hư hỏng, cũ nát không xác định được nội dung; bản chính đóng dấu mật hoặc ghi rõ không được sao chụp. Nếu bản chính của bạn thuộc một trong các trường hợp này, yêu cầu chứng thực bản sao sẽ bị từ chối.
Hỏi: Phân biệt giúp tôi “cấp bản sao từ sổ gốc” và “chứng thực bản sao từ bản chính“?
Đáp: Hai khái niệm này khác nhau về cơ sở thực hiện. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan đang quản lý sổ gốc (cuốn sổ ghi nhận thông tin ban đầu khi cấp bản chính lần đầu) dựa vào cuốn sổ đó để tạo ra một bản sao có nội dung y hệt. Ví dụ: cấp bản sao Giấy khai sinh từ sổ gốc tại UBND cấp xã. Còn “chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan có thẩm quyền đối chiếu một bản sao (do bạn tự chuẩn bị hoặc nhờ dịch vụ chụp/in) với bản chính gốc của giấy tờ, văn bản, rồi xác nhận bản sao đó là đúng với bản chính. Mục đích cuối cùng là tạo ra bản sao có giá trị pháp lý như bản chính trong nhiều trường hợp, nhưng quy trình và cơ sở đối chiếu là khác nhau.
Hỏi: Thời hạn giải quyết yêu cầu chứng thực là bao lâu?
Đáp: Đối với các yêu cầu chứng thực thông thường như chứng thực bản sao hoặc chứng thực chữ ký, thời hạn giải quyết là ngay trong ngày cơ quan tiếp nhận yêu cầu. Nếu hồ sơ được nộp sau 15 giờ, việc giải quyết có thể chuyển sang ngày làm việc tiếp theo. Riêng đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch, thời hạn là không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, nhưng có thể kéo dài hơn nếu có thỏa thuận bằng văn bản do sự phức tạp của hồ sơ hoặc cần xác minh thêm.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP là cơ sở pháp lý quan trọng đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của hoạt động chứng thực. Việc nắm vững các quy định của Nghị định này giúp cá nhân và tổ chức thực hiện các thủ tục pháp lý một cách thuận lợi và chính xác. Edupace hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn đọc những thông tin hữu ích về vấn đề này.
