Quản lý tài chính công hiệu quả là yếu tố then chốt cho hoạt động của các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước. Việc đăng ký sử dụng tài khoản Kho bạc Nhà nước theo quy định của Thông tư 18/2020/TT-BTC là thủ tục pháp lý quan trọng mà mọi tổ chức liên quan cần nắm rõ để đảm bảo giao dịch diễn ra thuận lợi và đúng quy định.
Các quy định chung về tài khoản tại KBNN
Thông tư 18/2020/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 31/3/2020, có hiệu lực từ ngày 15/5/2020, là văn bản pháp lý cốt lõi hướng dẫn chi tiết về việc đăng ký, sử dụng, thay đổi thông tin, phong tỏa, tất toán, đối chiếu số dư tài khoản, cũng như các quy định về lãi tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán tại Kho bạc Nhà nước (KBNN). Văn bản này thay thế Thông tư 61/2014/TT-BTC trước đó, cập nhật các quy định phù hợp với bối cảnh mới, đặc biệt là việc đẩy mạnh các dịch vụ công trực tuyến.
Thông tư áp dụng cho tất cả các đơn vị, tổ chức thực hiện đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN. Điều này bao gồm các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, các tổ chức ngân sách, chủ đầu tư dự án, Ban quản lý dự án có tư cách pháp nhân, các quỹ tài chính nhà nước, cơ quan thu, đơn vị được giao nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán việc quản lý ngân sách, và các đơn vị, tổ chức khác được cơ quan nhà nước có thẩm quyền cho phép mở tài khoản tại KBNN. Việc tuân thủ các quy định này là bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính công.
Nguyên tắc quan trọng khi đăng ký và sử dụng tài khoản
Một trong những nguyên tắc cơ bản là các đơn vị, tổ chức thường phải đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN nơi đặt trụ sở chính. Tuy nhiên, trong trường hợp cần thiết phải mở tài khoản tại địa phương khác, đơn vị phải được sự đồng ý bằng văn bản của KBNN cấp trên. Điều này giúp đảm bảo việc quản lý và kiểm soát tài khoản được tập trung và chặt chẽ. Đối với tài khoản thanh toán vốn đầu tư, tùy theo quy định phân cấp của KBNN tỉnh/thành phố, chủ đầu tư hoặc Ban quản lý dự án sẽ được hướng dẫn đăng ký tài khoản tại KBNN phù hợp để thuận tiện cho giao dịch.
Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký là những tài liệu quan trọng có giá trị pháp lý kể từ ngày KBNN chấp nhận đăng ký cho đến khi đơn vị tất toán tài khoản hoặc đăng ký lại. Tất cả các chữ ký trên chứng từ giao dịch phải thống nhất và giống với chữ ký đã đăng ký tại KBNN. Dấu của đơn vị cũng phải phù hợp với mẫu dấu còn giá trị đã đăng ký. Đặc biệt, việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch điện tử với KBNN cần được thông báo và gắn với từng chức danh cụ thể (chữ ký thứ nhất của chủ tài khoản hoặc người ủy quyền, chữ ký thứ hai của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán). Số lượng người ký cho mỗi chức danh này được quy định rõ ràng, tối đa 4 người cho chữ ký thứ nhất và tối đa 3 người cho chữ ký thứ hai.
Khi thực hiện phong tỏa hoặc tất toán tài khoản, đơn vị và KBNN phải tiến hành đối chiếu, xác nhận số dư tính đến ngày thực hiện. Việc xử lý số dư này phải tuân thủ yêu cầu của đơn vị hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền, và chỉ khi số dư bằng 0 thì tài khoản mới được tất toán hoàn toàn. Việc đối chiếu và xác nhận số dư tài khoản với KBNN cần được thực hiện định kỳ (hàng tháng, quý, năm) tùy loại tài khoản, hoặc đột xuất khi có yêu cầu. Trách nhiệm này thuộc về các đơn vị đăng ký tài khoản tại KBNN, bao gồm cả UBND cấp xã.
<>Xem Thêm Bài Viết:<>- Số bài học lý luận chính trị cho đoàn viên mới kết nạp
- Bí quyết Chinh phục Dạng Bài Ngữ Âm THPT Quốc Gia
- Vai trò của công ty tư nhân trong nghiên cứu khoa học
- Tử vi tuổi Mùi năm 2023 chi tiết vận trình
- Giải Mã Giấc Mơ Thấy Nước Lũ Tràn Về: Điềm Báo Gì?
Nguyên tắc về lãi tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán cũng được quy định chi tiết. Các đối tượng được hưởng lãi hoặc phải trả phí được xác định rõ theo Nghị định 24/2016/NĐ-CP. Mức lãi suất tiền gửi được xác định theo lãi suất Ngân hàng Nhà nước trả cho KBNN tại thời điểm tính lãi. Việc thu phí dịch vụ thanh toán phải tuân thủ các nguyên tắc nhất định, bao gồm việc không hoàn trả phí nếu lỗi không do KBNN và không tự ý khấu trừ tiền để thu phí, trừ trường hợp được ủy quyền hoặc thỏa thuận.
Phân loại tài khoản đơn vị mở tại Kho bạc Nhà nước
Hệ thống tài khoản của các đơn vị, tổ chức mở tại Kho bạc Nhà nước được cấu trúc theo tổ hợp các mã tài khoản kế toán kết hợp với các đoạn mã khác như mã đơn vị có quan hệ với ngân sách (ĐVQHNS), mã cấp ngân sách, mã chương trình mục tiêu, dự án và hạch toán chi tiết. Mã ĐVQHNS là bắt buộc và dùng để phân biệt các đơn vị khác nhau. Tùy thuộc vào mục đích sử dụng kinh phí và yêu cầu quản lý, các tài khoản này được phân loại thành nhiều nhóm chính.
Nhóm Tài khoản dự toán được cấp cho các đơn vị thụ hưởng kinh phí ngân sách nhà nước và các tổ chức ngân sách theo hình thức cấp bằng dự toán. Loại tài khoản này bao gồm dự toán chi thường xuyên, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi đầu tư phát triển khác, chi kinh phí ủy quyền, chi chuyển giao, chi bằng lệnh chi tiền và các loại dự toán khác. Tài khoản dự toán phản ánh nguồn kinh phí được giao và việc rút kinh phí từ nguồn này để chi tiêu.
Nhóm Tài khoản tiền gửi được mở cho các đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị sự nghiệp, và các tổ chức khác. Đây là nhóm tài khoản phổ biến để quản lý các khoản tiền không thuộc dự toán chi ngân sách trực tiếp. Các loại tài khoản tiền gửi bao gồm tiền gửi dự toán (chuyển từ dự toán sang tiền gửi), tiền gửi thu phí, tiền gửi thu sự nghiệp khác, tiền gửi khác của đơn vị hành chính, sự nghiệp; tiền gửi vốn đầu tư do xã quản lý, tiền gửi các quỹ tài chính ngoài ngân sách của xã, tiền gửi khác của xã; tiền gửi của ban quản lý dự án, tiền gửi có mục đích, tiền gửi của các tổ chức, tiền gửi của các quỹ, tiền gửi đặc biệt của các đơn vị, và tiền gửi của đơn vị khác. Nhóm này sử dụng mã tài khoản kế toán thuộc Nhóm 37 – Phải trả tiền gửi của các đơn vị.
Nhóm Tài khoản có tính chất tiền gửi bao gồm các tài khoản thuộc “Nhóm 35 – Phải trả về thu ngân sách” và tài khoản tạm giữ chờ xử lý (TK 3940). Các tài khoản này được mở cho các cơ quan thu (Tài chính, Thuế, Hải quan, Kiểm toán Nhà nước, Thanh tra…) để phản ánh các khoản thu chưa nộp ngân sách, các khoản tạm giữ, các khoản phải trả theo kiến nghị, các khoản thu chờ xử lý, hoặc các khoản phải trả khác. Đây là những khoản tiền hoặc tài sản tạm thời được giữ lại chờ xử lý theo quy định của pháp luật trước khi nộp vào ngân sách hoặc xử lý theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Cuối cùng là nhóm Tài khoản thu, chi của cơ quan quản lý thu, mở cho các cơ quan thu để theo dõi trực tiếp các khoản thu, chi ngân sách nhà nước do chính cơ quan đó quản lý. Nhóm tài khoản này phục vụ cho việc hạch toán và quản lý các hoạt động thu nộp ngân sách, hoàn thuế, điều chỉnh các khoản thu chi theo thẩm quyền của cơ quan thu.
Thủ tục đăng ký tài khoản KBNN lần đầu
Việc đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước lần đầu đòi hỏi đơn vị, tổ chức phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ theo quy định của Thông tư 18/2020/TT-BTC và Nghị định 11/2020/NĐ-CP. Hồ sơ này sẽ là cơ sở để KBNN mở tài khoản và xác nhận các thông tin giao dịch của đơn vị.
Hồ sơ đăng ký tài khoản và mẫu dấu, chữ ký
Thành phần chính của hồ sơ đăng ký tài khoản KBNN là Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (theo Mẫu 01/MTK). Trên mẫu giấy này, đơn vị cần kê khai đầy đủ các thông tin cần thiết về tài khoản đề nghị mở, thông tin đơn vị, và đặc biệt là đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký của những người có thẩm quyền ký chứng từ giao dịch với KBNN. Chữ ký được chia thành chữ ký thứ nhất (của Chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền) và chữ ký thứ hai (của Kế toán trưởng hoặc Phụ trách kế toán hoặc người được ủy quyền). Quy định về số lượng người được đăng ký cho mỗi chức danh và các trường hợp ngoại lệ (ví dụ: đơn vị lực lượng vũ trang không có kế toán trưởng) được nêu rõ để đơn vị thực hiện đúng. Mẫu dấu đăng ký phải là dấu đã đăng ký với cơ quan công an hoặc cơ quan bảo mật ngành đối với khối an ninh, quốc phòng. Ban quản lý dự án không có con dấu riêng có thể sử dụng con dấu của chủ đầu tư và đăng ký mẫu dấu này với KBNN.
Thủ tục thay đổi thông tin tài khoản KBNN
Trong quá trình sử dụng tài khoản tại KBNN, đơn vị có thể cần thay đổi thông tin đã đăng ký. Trường hợp đơn vị đăng ký thêm tài khoản chi tiết mà không thay đổi các thông tin pháp lý, mẫu dấu hay chữ ký, chỉ cần lập lại Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu 01/MTK) để bổ sung. Nếu việc đăng ký thêm tài khoản có kèm theo thay đổi về người ký, đơn vị cần gửi Mẫu 01/MTK cùng các văn bản bổ nhiệm chức vụ liên quan đến người ký mới. Khi chỉ thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (không thay đổi người ký) hoặc thay đổi người ký chữ ký thứ nhất/thứ hai/người ủy quyền so với lần đăng ký trước, đơn vị sẽ sử dụng Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu 02/MTK) và gửi KBNN nơi giao dịch. Việc thay đổi hồ sơ pháp lý như thay đổi chủ tài khoản, kế toán trưởng, hoặc bổ nhiệm lại các chức vụ này cũng được thực hiện bằng Giấy đề nghị thay đổi mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu 02/MTK) kèm theo các văn bản bổ nhiệm, phân công mới. Thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về việc các giấy tờ pháp lý hết hiệu lực mà chưa được cập nhật lại tại KBNN.
Các giấy tờ pháp lý kèm theo hồ sơ
Bên cạnh Mẫu Giấy đăng ký hoặc Giấy đề nghị thay đổi, hồ sơ đăng ký tài khoản KBNN lần đầu cần kèm theo các giấy tờ pháp lý liên quan. Đó là Quyết định thành lập đơn vị (trừ các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể ở trung ương, Văn phòng UBND, UBND cấp xã, đơn vị lực lượng vũ trang), Quyết định thành lập hoặc phê duyệt dự án đối với Ban quản lý dự án, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp. Các đơn vị cũng cần nộp Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng hoặc văn bản giao nhiệm vụ Phụ trách kế toán. Có nhiều trường hợp cụ thể về văn bản bổ nhiệm tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức của đơn vị (ví dụ: văn bản ủy quyền cho cấp phó làm chủ tài khoản, nghị quyết công nhận chức danh người đứng đầu đoàn thể, quyết định bầu chủ tịch HĐQT…). Đối với một số đơn vị đặc thù như Văn phòng UBND, UBND cấp xã, đơn vị lực lượng vũ trang, không cần gửi văn bản bổ nhiệm chủ tài khoản hoặc kế toán trưởng. Đơn vị có thể gửi bản gốc, bản chính hoặc bản sao y bản chính của các giấy tờ pháp lý này. Trường hợp gửi bản sao y bản chính, KBNN không yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu.
Quy trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ tại KBNN
Kho bạc Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận, kiểm tra và xử lý hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản của các đơn vị. Quy trình này được thiết lập nhằm đảm bảo tính chính xác, hợp lệ của hồ sơ trước khi chính thức mở tài khoản và cho phép đơn vị giao dịch.
Ngày nay, phương thức gửi hồ sơ đã được hiện đại hóa đáng kể. Các đơn vị, tổ chức được khuyến khích lập và gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản thông qua dịch vụ công trực tuyến của KBNN. Đây là phương thức tiện lợi, giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại. KBNN cung cấp tài khoản và mật khẩu để đơn vị truy cập Trang thông tin dịch vụ công, cho phép gửi hồ sơ, thay đổi thông tin sử dụng, và thậm chí thay đổi mật khẩu đăng nhập bằng chữ ký số. Tuy nhiên, một số đơn vị đặc thù như Bộ Công an, Bộ Quốc phòng và các đơn vị trực thuộc hiện chưa áp dụng dịch vụ công này và vẫn thực hiện giao dịch trực tiếp tại KBNN. Đối với những KBNN đã triển khai dịch vụ công, các đơn vị giao dịch trên địa bàn được yêu cầu chuyển sang hình thức trực tuyến thay vì giao dịch trực tiếp.
Khi tiếp nhận hồ sơ, dù là trực tiếp hay qua dịch vụ công, cán bộ giao dịch KBNN sẽ kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của bộ hồ sơ theo các quy định đã nêu tại Thông tư 18/2020/TT-BTC. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, cán bộ KBNN sẽ lập Phiếu giao nhận hồ sơ đăng ký và sử dụng tài khoản (Mẫu 03/MTK) làm bằng chứng xác nhận việc tiếp nhận hồ sơ thành công. Một liên của phiếu này sẽ được gửi lại cho đơn vị, và liên còn lại cùng toàn bộ hồ sơ sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền để xử lý tiếp, trình lãnh đạo KBNN ký duyệt. Hồ sơ sau khi được duyệt sẽ được lưu trữ để theo dõi và quản lý quá trình sử dụng tài khoản. Đồng thời, thông tin đăng ký sẽ được ghi nhận vào Sổ đăng ký và theo dõi tình hình đăng ký sử dụng tài khoản (Mẫu 04/MTK).
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, cán bộ giao dịch KBNN sẽ không tiếp nhận và lập Phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (Mẫu 05/MTK). Phiếu này nêu rõ những điểm còn thiếu sót hoặc cần chỉnh sửa để đơn vị, tổ chức bổ sung hoặc hoàn thiện hồ sơ. Việc này giúp đơn vị hiểu rõ cần làm gì để hồ sơ đủ điều kiện được KBNN chấp nhận. Đặc biệt, đối với các dự án đầu tư, nếu chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án quản lý nhiều dự án có cùng người ký và mẫu dấu, chỉ cần nộp 01 bộ hồ sơ cho tất cả các dự án đó. Ngược lại, nếu người ký hoặc mẫu dấu khác nhau giữa các dự án, cần nộp hồ sơ riêng cho từng dự án.
Sau khi hồ sơ đã được KBNN giải quyết xong và chấp nhận việc đăng ký sử dụng tài khoản, KBNN sẽ thông báo số hiệu tài khoản chính thức cho đơn vị, tổ chức. Số hiệu tài khoản này sẽ được ghi trên Giấy đăng ký ban đầu hoặc trên Thông báo về đăng ký và sử dụng tài khoản tại KBNN (đối với dịch vụ công). Đơn vị có trách nhiệm ghi đúng số hiệu tài khoản này trên các chứng từ giao dịch, hợp đồng để đảm bảo việc thanh toán, chuyển tiền được thực hiện chính xác. Định dạng số tài khoản tại KBNN cũng được quy định rõ ràng, kết hợp giữa mã tài khoản kế toán, mã cấp ngân sách, mã ĐVQHNS và các mã chi tiết khác tùy loại tài khoản.
Hướng dẫn chi tiết sử dụng các loại tài khoản tại KBNN
Việc sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước phải tuân thủ các quy định cụ thể tùy thuộc vào loại tài khoản mà đơn vị, tổ chức đã mở. Mỗi loại tài khoản có mục đích và phạm vi sử dụng riêng, được thiết kế để phù hợp với các hoạt động tài chính khác nhau của đơn vị có quan hệ với ngân sách nhà nước.
Sử dụng tài khoản dự toán
Tài khoản dự toán được cấp cho các đơn vị dự toán, chủ đầu tư, và Ban quản lý dự án nhận kinh phí theo hình thức dự toán. Tài khoản này chủ yếu phục vụ cho việc thực hiện chi tiêu theo dự toán được giao, bao gồm chi thường xuyên, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi ủy quyền và các khoản chi khác được cấp bằng dự toán. Đơn vị sẽ sử dụng các chứng từ phù hợp như Giấy rút dự toán NSNN hoặc Giấy rút vốn đầu tư để yêu cầu KBNN thanh toán. Chi ngân sách nhà nước ưu tiên thực hiện thanh toán trực tiếp từ KBNN cho người hưởng hoặc nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Trong trường hợp cần thiết, đơn vị có thể được tạm ứng kinh phí từ tài khoản dự toán để chủ động chi, sau đó thực hiện thanh toán lại với KBNN. Tài khoản dự toán không được sử dụng để tiếp nhận các khoản thanh toán từ đơn vị khác chi trả, trừ các trường hợp đặc biệt như khoản tiền bị ngân hàng hoặc KBNN khác trả lại do sai sót, hoặc khoản nộp khôi phục dự toán, thu hồi chi ngân sách chưa quyết toán.
Sử dụng tài khoản tiền gửi thông thường
Các đơn vị, tổ chức sử dụng tài khoản tiền gửi tại KBNN chỉ được thực hiện giao dịch trong phạm vi hoạt động của đơn vị và nội dung tài khoản đã đăng ký. Quan trọng là việc chi trả chỉ được phép trong phạm vi số dư Có hiện có trên tài khoản. Đơn vị sử dụng các chứng từ như Ủy nhiệm chi, Giấy nộp tiền vào NSNN để thực hiện thanh toán hoặc nộp tiền. KBNN có quyền tự động trích tài khoản tiền gửi của đơn vị theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để nộp ngân sách nhà nước. Nếu tài khoản không đủ số dư, KBNN sẽ theo dõi khoản còn thiếu và tiếp tục trích khi tài khoản có đủ tiền. Một quy định nghiêm cấm là đơn vị không được cho thuê, cho mượn tài khoản tiền gửi tại KBNN. Nếu đơn vị sử dụng tài khoản không đúng mục đích hoặc vi phạm thủ tục thanh toán, KBNN có quyền từ chối chi trả và yêu cầu đơn vị lập lại chứng từ. Trường hợp vi phạm chế độ tài chính nghiêm trọng, KBNN có thể giữ lại chứng từ và thông báo cho cơ quan có thẩm quyền xử lý.
Sử dụng tài khoản có tính chất tiền gửi
Tài khoản có tính chất tiền gửi, như tài khoản phải trả về tiền, tài sản tạm giữ chờ xử lý (TK 3940), cũng tuân thủ các quy định sử dụng tương tự như tài khoản tiền gửi thông thường. Tuy nhiên, việc chuyển tiền từ các tài khoản tạm giữ này đòi hỏi phải có văn bản xử lý chính thức của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Dựa trên văn bản xử lý này và ủy nhiệm chi của đơn vị, KBNN sẽ thực hiện chi trả theo quy định pháp luật. Các loại tài khoản này được mở cho cơ quan thu hoặc các đơn vị có thẩm quyền xử lý các khoản tạm thu, tạm giữ trước khi có quyết định cuối cùng về việc nộp ngân sách, trả lại hoặc xử lý theo hình thức khác.
Sử dụng tài khoản thu, chi của cơ quan thu
Đối với tài khoản thu, chi của cơ quan quản lý thu, mục đích chính là theo dõi các khoản thu và chi ngân sách nhà nước do cơ quan đó quản lý. Ví dụ điển hình là việc cơ quan thuế sử dụng tài khoản này để thực hiện hoàn thuế cho người nộp thuế. Quy trình hoàn thuế được thực hiện bằng cách cơ quan thuế gửi Quyết định hoàn thuế kèm theo Lệnh hoàn trả khoản thu NSNN (hoặc Lệnh hoàn trả kiêm bù trừ thu NSNN) đến KBNN đồng cấp để thực hiện. Tương tự, để điều chỉnh các khoản thu, chi ngân sách nhà nước, cơ quan tài chính, cơ quan thuế, hải quan sẽ gửi giấy đề nghị điều chỉnh đến KBNN để thực hiện nghiệp vụ điều chỉnh. Việc sử dụng các tài khoản này phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về quản lý thu, chi ngân sách và các quy trình nghiệp vụ của KBNN.
Quy định về phong tỏa và tất toán tài khoản KBNN
Trong quá trình sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước, có những trường hợp nhất định mà tài khoản của đơn vị, tổ chức có thể bị phong tỏa hoặc tất toán. Việc này được thực hiện theo các quy định chặt chẽ để đảm bảo quản lý tài chính nhà nước và tuân thủ pháp luật.
Khi nào tài khoản bị phong tỏa?
Tài khoản của đơn vị, tổ chức có thể bị phong tỏa khi có văn bản yêu cầu từ các cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây thường là các yêu cầu liên quan đến điều tra, xử lý vi phạm pháp luật, hoặc các biện pháp cưỡng chế theo quy định. Đối với các chương trình, dự án sử dụng vốn ODA hoặc vốn vay ưu đãi nước ngoài, việc phong tỏa hoặc chấm dứt phong tỏa tài khoản sẽ tuân thủ theo quy định trong Hiệp định đã ký kết với nhà tài trợ. Ngoài ra, KBNN cũng có thể phong tỏa tài khoản nếu chủ tài khoản vi phạm nghiêm trọng các quy định về sử dụng tài khoản tại KBNN như sử dụng không đúng mục đích, vi phạm thủ tục thanh toán, hoặc các hành vi khác được quy định là vi phạm. Việc chấm dứt tình trạng phong tỏa tài khoản chỉ được thực hiện khi có quyết định chính thức từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền đã yêu cầu phong tỏa trước đó.
Thủ tục tất toán tài khoản KBNN
Tất toán tài khoản tại KBNN xảy ra khi đơn vị, tổ chức không còn nhu cầu hoặc không đủ điều kiện để tiếp tục sử dụng tài khoản đó. Các trường hợp dẫn đến việc tất toán bao gồm: đơn vị bị sáp nhập, giải thể; đơn vị có nhu cầu thay đổi nơi đăng ký và sử dụng tài khoản; các dự án đã hoàn thành, được phê duyệt quyết toán và xử lý xong công nợ, thu hồi hết tạm ứng; hoặc đơn vị có yêu cầu tất toán chủ động. Một trường hợp khác là khi tài khoản của đơn vị không hoạt động liên tục trong thời gian 24 tháng, trừ các tài khoản thanh toán vốn đầu tư, KBNN có thể tiến hành thủ tục tất toán.
Khi muốn tất toán tài khoản, đơn vị cần gửi văn bản đề nghị tất toán tài khoản đến KBNN nơi mở tài khoản, kèm theo Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản. Việc gửi đề nghị này có thể thực hiện trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ công trực tuyến của KBNN. Đơn vị cần cung cấp đầy đủ thông tin về đơn vị, tài khoản đề nghị tất toán, các thông tin về quyết định thành lập, cơ quan cấp trên, thông tin chủ tài khoản, kế toán trưởng và các văn bản bổ nhiệm liên quan. KBNN sẽ thông báo bằng văn bản cho chủ tài khoản (hoặc cơ quan cấp trên nếu đơn vị giải thể) về số dư tài khoản được tất toán. Nếu tài khoản còn số dư có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước và sau 30 ngày kể từ ngày thông báo mà không có ý kiến phản hồi từ chủ tài khoản, KBNN sẽ thực hiện thủ tục trích nộp số dư này vào ngân sách nhà nước. KBNN chỉ chính thức tất toán tài khoản khi số dư của tài khoản đó bằng 0. Nếu tài khoản còn số dư, chủ tài khoản cần gửi chứng từ hoặc hồ sơ liên quan để KBNN xử lý số dư này trước khi hoàn tất thủ tục tất toán.
Đối chiếu và xác nhận số dư tài khoản với Kho bạc Nhà nước
Việc đối chiếu số dư tài khoản giữa đơn vị, tổ chức và Kho bạc Nhà nước là một hoạt động nghiệp vụ định kỳ và đột xuất nhằm đảm bảo số liệu kế toán giữa hai bên luôn khớp đúng. Hoạt động này giúp phát hiện sớm các sai sót, nhầm lẫn trong quá trình hạch toán và giao dịch, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời.
Các hình thức đối chiếu số liệu
Các đơn vị, tổ chức có thể thực hiện việc đối chiếu số dư tài khoản bằng cách gửi Bảng đối chiếu, xác nhận số dư tài khoản trực tiếp đến KBNN nơi mở tài khoản hoặc gửi qua dịch vụ công trực tuyến của KBNN. Việc sử dụng dịch vụ công được khuyến khích để tăng hiệu quả và sự tiện lợi. Quy định về đối chiếu số liệu có sự khác biệt tùy thuộc vào loại tài khoản. Đối với tài khoản tiền gửi và tài khoản có tính chất tiền gửi, việc đối chiếu được thực hiện định kỳ hàng tháng (trừ tháng 12) và hàng năm, bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ. Đơn vị sử dụng Bảng xác nhận số dư tài khoản tiền gửi tại KBNN (Mẫu 06-ĐCSDTK/KBNN) để gửi KBNN chậm nhất vào ngày 10 của tháng sau (đối với đối chiếu tháng) hoặc ngày 10/02 năm sau (đối với đối chiếu năm).
Đối với tài khoản dự toán cấp 4, việc đối chiếu số liệu tạm ứng và thanh toán tạm ứng được thực hiện định kỳ hàng quý (trừ quý 4) và hàng năm. Đơn vị sử dụng Bảng đối chiếu dự toán kinh phí ngân sách bằng hình thức rút dự toán tại KBNN (Mẫu 01a-SDKP/ĐVDT) và Bảng đối chiếu tình hình sử dụng kinh phí ngân sách bằng hình thức rút dự toán tại KBNN (Mẫu 02a-SDKP/ĐVDT). Thời hạn gửi bảng đối chiếu này chậm nhất là ngày 10 tháng của quý sau hoặc ngày 10/02 năm sau. Trong trường hợp đột xuất, theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, đơn vị cũng cần thực hiện đối chiếu số liệu và gửi KBNN. Việc đối chiếu số kinh phí được chuyển nguồn sang năm sau cũng có mẫu biểu và quy trình riêng để xác nhận số liệu chuyển nguồn.
Thời hạn đối chiếu và xử lý chênh lệch
Thời hạn nộp bảng đối chiếu số dư tài khoản định kỳ được quy định cụ thể để đảm bảo tính kịp thời của thông tin. Đối với đối chiếu đột xuất theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền, KBNN có trách nhiệm thực hiện đối chiếu và xác nhận số dư tài khoản chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị của đơn vị. Sau khi nhận được bảng đối chiếu, KBNN sẽ kiểm tra, đối chiếu số liệu với hệ thống của mình. Nếu số liệu khớp đúng, KBNN ký xác nhận. Nếu có sự chênh lệch, KBNN sẽ ghi số liệu của mình lên bảng đối chiếu để đơn vị nắm được.
Trong quá trình đối chiếu số dư tài khoản, nếu đơn vị phát hiện số liệu của mình có nhầm lẫn, không chính xác hoặc sai sót, đơn vị cần thông báo cho KBNN để cùng thống nhất điều chỉnh. Ngược lại, nếu đơn vị phát hiện KBNN hạch toán không đúng với số liệu thực tế phát sinh tại đơn vị, đơn vị có quyền thông báo và yêu cầu đối chiếu lại với KBNN. Mục tiêu cuối cùng của hoạt động đối chiếu này là đảm bảo số liệu kế toán về tình hình tài khoản giữa KBNN và đơn vị giao dịch luôn chính xác và khớp đúng, phục vụ cho công tác quản lý và quyết toán.
Quy định về lãi tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán
Việc đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước cũng liên quan đến các quy định về lãi tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán, được chi phối bởi Thông tư 18/2020/TT-BTC cùng các văn bản pháp luật liên quan khác như Nghị định 24/2016/NĐ-CP.
Ai được hưởng lãi tiền gửi tại KBNN?
Theo quy định tại Nghị định 24/2016/NĐ-CP, một số đối tượng nhất định mở tài khoản tiền gửi tại KBNN sẽ được hưởng lãi trên số dư tài khoản của mình. Các đối tượng này thường là các tổ chức, đơn vị quản lý các quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách, các khoản tiền gửi có mục đích, hoặc các khoản tiền gửi tạm thu, tạm giữ theo quy định pháp luật cho phép trả lãi. Quy định cụ thể về đối tượng được hưởng lãi được nêu rõ trong văn bản pháp luật, đảm bảo chỉ những tài khoản phù hợp với mục đích quản lý ngân quỹ nhà nước mới được hưởng chế độ lãi suất.
Đối tượng không được trả lãi
Song song với các đối tượng được hưởng lãi, cũng có những đối tượng mở tài khoản tại KBNN không được hưởng lãi theo quy định của Nghị định 24/2016/NĐ-CP. Điều này thường áp dụng đối với các tài khoản dự toán chi ngân sách nhà nước, các tài khoản tiền gửi phản ánh kinh phí hoạt động thường xuyên của đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước, hoặc các loại tài khoản khác mà mục đích quản lý không yêu cầu trả lãi. Việc quy định rõ ràng đối tượng không được hưởng lãi giúp quản lý hiệu quả ngân quỹ nhà nước và đảm bảo nguyên tắc sử dụng nguồn lực công.
Cách tính lãi tiền gửi KBNN
Đối với các tài khoản được hưởng lãi, mức lãi suất tiền gửi được xác định dựa trên mức lãi suất mà Ngân hàng Nhà nước Việt Nam trả cho KBNN tại thời điểm tính lãi. Lãi tiền gửi sẽ được KBNN tính một lần vào ngày cuối cùng của tháng và chuyển trả cho đơn vị chậm nhất trong vòng 05 ngày làm việc đầu tiên của tháng kế tiếp. Số dư dùng để tính lãi là số dư đầu ngày của tất cả các ngày thực tế có số dư trên tài khoản trong tháng đó. Công thức tính lãi được thực hiện theo phương pháp tích số, tính toán dựa trên số dư từng ngày, số ngày duy trì số dư và mức lãi suất năm.
Các khoản phí dịch vụ thanh toán
Các đơn vị, tổ chức khi thực hiện các giao dịch thanh toán qua hệ thống KBNN có thể phải chịu phí dịch vụ thanh toán, tùy thuộc vào đối tượng và hình thức thanh toán. Các đối tượng phải trả phí thường là các đơn vị, tổ chức được quy định tại Nghị định 24/2016/NĐ-CP, cũng như các đơn vị không mở tài khoản tiền gửi tại KBNN nơi nộp tiền nhưng có nhu cầu chuyển tiền cho đơn vị khác có tài khoản tại KBNN khác (trừ trường hợp nộp thu ngân sách nhà nước). Mức phí thanh toán được xác định theo biểu phí dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước hoặc qua Ngân hàng thương mại mà KBNN tham gia, phù hợp với từng hình thức thanh toán. KBNN có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho đơn vị giao dịch về mức phí áp dụng khi có sự thay đổi.
Phương thức thu phí dịch vụ
KBNN có thể thực hiện thu phí dịch vụ thanh toán theo hai phương thức chính. Thứ nhất là thu từng lần, áp dụng ngay khi thực hiện dịch vụ thanh toán. Phương thức này thường được áp dụng cho các đơn vị không thường xuyên giao dịch với KBNN hoặc các trường hợp nộp tiền mặt để chuyển tiền. Thứ hai là thu định kỳ theo tháng, dựa trên thỏa thuận giữa KBNN và đơn vị giao dịch (thường thông qua Hợp đồng thanh toán). Cuối tháng, KBNN lập Bảng kê tính phí và thực hiện thu phí theo một trong hai cách: tự động trích nợ tài khoản tiền gửi của đơn vị theo thỏa thuận hoặc gửi bảng kê cho đơn vị để đơn vị chủ động nộp phí. Việc hạch toán kế toán các khoản thu từ phí dịch vụ và lãi tiền gửi được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 77/2017/TT-BTC và các văn bản liên quan.
Tổ chức thực hiện Thông tư 18/2020/TT-BTC
Thông tư 18/2020/TT-BTC là văn bản pháp lý quan trọng hướng dẫn chi tiết các quy định liên quan đến đăng ký và sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước. Việc tổ chức triển khai và thực hiện Thông tư này là trách nhiệm của nhiều bên liên quan nhằm đảm bảo sự thông suốt và hiệu quả trong công tác quản lý tài chính công.
Thông tư này chính thức có hiệu lực từ ngày 15 tháng 5 năm 2020. Kể từ thời điểm này, các quy định về đăng ký sử dụng tài khoản KBNN và các vấn đề liên quan được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 18/2020/TT-BTC, thay thế cho các quy định trước đây tại Thông tư 61/2014/TT-BTC. Điều này đánh dấu sự cập nhật và hoàn thiện các thủ tục, quy trình để phù hợp hơn với điều kiện thực tế và yêu cầu cải cách hành chính, đặc biệt là việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin và cung cấp dịch vụ công trực tuyến trong lĩnh vực Kho bạc Nhà nước.
Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước đóng vai trò chủ trì trong việc tổ chức triển khai, hướng dẫn thực hiện Thông tư trên toàn hệ thống KBNN. Các đơn vị trực thuộc KBNN, các đơn vị tham gia hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho bạc (TABMIS), cùng với tất cả các đơn vị, tổ chức có giao dịch với KBNN đều có trách nhiệm nghiên cứu, nắm vững và tuân thủ các quy định của Thông tư trong phạm vi chức năng, quyền hạn của mình. Việc kiểm tra, giám sát việc thi hành Thông tư cũng là một nhiệm vụ quan trọng để kịp thời phát hiện và chấn chỉnh những sai sót, đảm bảo việc sử dụng tài khoản tại KBNN luôn tuân thủ đúng quy định pháp luật hiện hành. Trong trường hợp các văn bản pháp luật được trích dẫn hoặc liên quan trong Thông tư này có sự bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế, việc áp dụng sẽ tuân theo các quy định mới nhất của các văn bản đó.
Nắm vững và tuân thủ các quy định tại Thông tư 18/2020/TT-BTC về đăng ký sử dụng tài khoản Kho bạc Nhà nước là yêu cầu bắt buộc đối với mọi đơn vị, tổ chức có quan hệ giao dịch với KBNN. Việc này không chỉ giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong các hoạt động tài chính, mà còn góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực công. Edupace luôn cập nhật những thông tin pháp lý quan trọng để hỗ trợ quý bạn đọc trong quá trình tìm hiểu và áp dụng vào thực tiễn công việc.
Câu hỏi thường gặp
Thông tư 18/2020/TT-BTC hướng dẫn về vấn đề gì?
Thông tư này hướng dẫn chi tiết về quy trình và các quy định liên quan đến việc đăng ký sử dụng tài khoản tại Kho bạc Nhà nước, bao gồm thủ tục mở tài khoản, thay đổi thông tin, phong tỏa, tất toán, đối chiếu số dư, cũng như các quy định về lãi tiền gửi và phí dịch vụ thanh toán áp dụng cho các đơn vị, tổ chức giao dịch với KBNN.
Những đơn vị, tổ chức nào cần mở tài khoản tại KBNN?
Các đơn vị, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước, tổ chức ngân sách, chủ đầu tư, Ban quản lý dự án, các quỹ tài chính nhà nước, cơ quan thu, đơn vị thanh tra, kiểm tra, kiểm toán việc quản lý NSNN và các đơn vị khác được phép mở tài khoản theo quy định đều là đối tượng cần đăng ký sử dụng tài khoản tại KBNN.
Có thể đăng ký tài khoản KBNN online không?
Có. Thông tư 18/2020/TT-BTC khuyến khích các đơn vị, tổ chức lập và gửi hồ sơ đăng ký sử dụng tài khoản thông qua dịch vụ công trực tuyến của KBNN, trừ các đơn vị đặc thù như Bộ Công an, Bộ Quốc phòng và đơn vị trực thuộc.
Cần những loại giấy tờ gì để đăng ký tài khoản KBNN lần đầu?
Hồ sơ đăng ký lần đầu thường bao gồm Giấy đăng ký sử dụng tài khoản và mẫu dấu, mẫu chữ ký (Mẫu 01/MTK), Quyết định thành lập đơn vị, Văn bản bổ nhiệm chức vụ của Chủ tài khoản, Kế toán trưởng (hoặc văn bản giao nhiệm vụ) và Giấy chứng nhận mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách. Tùy trường hợp cụ thể có thể cần thêm các giấy tờ khác.
Khi nào cần thực hiện đối chiếu số dư tài khoản với KBNN?
Việc đối chiếu số dư tài khoản cần được thực hiện định kỳ (hàng tháng, quý, năm tùy loại tài khoản) theo thời hạn quy định (chậm nhất ngày 10 của kỳ sau) và đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Tài khoản KBNN có bị phong tỏa hoặc tất toán không?
Có. Tài khoản KBNN có thể bị phong tỏa theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, theo quy định của nhà tài trợ đối với vốn ODA, hoặc khi đơn vị vi phạm quy định. Tài khoản bị tất toán khi đơn vị giải thể, sáp nhập, thay đổi nơi giao dịch, dự án hoàn thành, tài khoản không hoạt động sau 24 tháng (trừ TK vốn đầu tư), hoặc đơn vị có yêu cầu tất toán.
